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Automatisierung Finanzbuchhaltung

Automatisierung Finanzbuchhaltung in Echtzeit

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Prozess Automatisierung im Rechnungswesen | In ECHTZEIT

Eine digitale Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen hat viele Vorteile. ECHTZEIT, Sicherheitsfaktoren, schnelle Auskünfte und adhoce Entscheidungen machen dies zu einem Zukunftsbaustein des Rechnungswesens. Wichtig ist, dass die zu automatisierenden Abläufe und Prozese sicher, digital, schnell und GoBD konform von der Software in der Buchhaltung vonstatten gehen. Als Unterstützung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der digitalen Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen Mittelstand und KMU.

Hier zu den LIVE und ECHTZEIT Facts der Finanzbuchhaltung

Arbeitsabläufe In unserem digitalen Finanzbuchhaltungprogramm zu automatisieren gibt es viele. Beginnend bei Importroutinen aus ERP-Systemen, Lohn & Gehalt, der automatisierten Erkennung und Verbuchung von Fibu-Belegen bis zu den Auswertungen und Controlling. Automatisierung heißt auch, Kontoauszüge, Bankbewegungen, Stammdaten, Debitoren, Kreditoren, Belege usw. zu verarbeiten. Es muss nicht sein, dass Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter der digitalen Finanzbuchhaltung immer wieder stupiden und gleiche Arbeitsschritte manuell ausführen.

Die Rationalisierung der Finanzbuchhaltung im Unternehmen sollte mit den heutigen technischen Möglichkeiten auf alle Fälle die treibende Kraft sein. Aber auch nicht jeder automatische Schritt in der digitalen Finanzbuchhaltung heißt mehr Sicherheit und Vereinfachung. Eine Prozessbeschreibung über die Verfahrensdokumentation, bzw. die Unterstützung von IKS und Tax Compliance führen zu weiteren Verbesserungen.

Inhaltsverzeichnis aufgabenorientierte Automatisierung Finanzbuchhaltung Mittelstand und KMU

 

Aufgabenorientierte Automatisierung der Finanzbuchhaltung Mittelstand und KMU?

Vorab erfolgt aber zumindest in einigen Bereichen die Einführung der Digitalisierung in der Buchhaltung. Das kann oder muss, je nach Aufgaben oder Prozesssteuerung der Finanzbuchhaltung durchaus sinnvoll sein. Prozesse wie die Integration der digitalen Kontoauszüge aus den Bankkonten, Buchungsvorschläge und Lerndaten im Kontoauszugsmanager, Verbuchung der Importschnittstellen für ERP-Systeme, Rechnungseingang oder Rechnungsausgangsschnittstellen bzw. Kassenbücher. Die Automatisierung benötigt immer auch ein voll integriertes Dokumentenmanagement. Automatisierung heißt auch Dokumentation der Prozesse in einer Verfahrensdokumentation.

Die Automatisierung der digitalen Finanzbuchhaltung ist das Hauptaugenmerk. Alle Prozesse, sowohl die gesamte  Echtzeitverarbeitung der Finanzbuchhaltung bis zum Controlling sind die Gradmesser. Digitale Belegbilder automatisiert verarbeitet, OCR-Erkennung, ERP-Anbindungen, BI-Anbindungen gehören bei uns auch zum gesamten digitalen automatisierten Rechnungswesen. Die Vorteile sind unschlagbar.

Unternehmen - Mittelstand | Die automatisierten Prozesse der Finanzbuchhaltung

Die Automatisierung folgt immer den gleichen Vorgaben und Prozessen im Unternehmen. Die digitalen Datenbestände werden nur durch andere Prüfroutinen und automatische Prozesse erweitert. Maschinelles Lernen unterstützt die Automatisierung an den Punkten, wo dies sinnvoll umzusetzen ist.

  • Digitale Datenbestände werden bzw. müssen automatisch bereitgestellt werden
  • Automatische Verarbeitung und Bereitstellung von Buchungsvorschläge aus digitalen Daten zur Verarbeitung
  • Präsentation der erzeugten Kontierungen und Buchungen bei Start der Buchhaltung
  • Prüfung und Verarbeitung der Buchungsvorschläge zur automatische Verbuchung und Kontierung
  • Globale Lerndaten unterstützen das maschinelle Lernen bei der Erzeugung der Buchungsvorschläge und Kontierung
  • Freigabe der digitalen Auswertungen und Bereitstellung digitaler Dokumente für Controlling und BI
  • Weiterverarbeitung von digitalen Dokumenten, Verträgen oder Auswertungen
  • Freigabe Buchhaltungsprozess - Weiterführende Unterstützung im Dokumentenmanagement - Monatsabschluss
Unternehmen - Mittelstand | Welche Prozesse sind in der Finanzbuchhaltung zu automatisieren?

Hier finden Sie einen Auszug aus den Standardprozessen, die am besten in der digitalen Finanzbuchhaltung im Unternehmen Mittelstand automatisiert werden können. Um alle rechtlichen Grundlagen zu erfüllen, müssen ein revisionssicheres Dokumentenmanagement für die GoBD bzw. das ersetzende Scannen eingebunden sein. Die Verbindungen von alle Buchungssätzen mit digitalen Belegen und Belegbildern ist eine gute Investition in die Zukunft, um später allen Auskunftsstellen schnell und übersichtlich dies weitergeben zu können.

  • Verarbeitung von digitalen Kontoauszügen und Kontobewegungen

    Amazon, EBay, MT940, camt.52 bis camt.53, PayPal, Kreditkarten, Text- und Excelformaten

  • Verarbeitung von digitalen Exportdaten aus Kassensystemen

    Excel, CSV, Text, XML-Formate mit und ohne Belegbilder

  • Verarbeitung von digitalen Exportdaten aus ERP- oder Faktura Lösungen

    Excel, CSV, Text, XML-Formate mit und ohne Belegbilder

  • Digitale Belegbilder mit OCR-Erkennung und Unterstützung von maschinellem Lernen

    Digitale Belegbilder Eingangsrechnunge, Rechnungsportalen wie GetMyInvoices, ERP-Systemen und Faktura Lösungen per API-Schnittstelle.

  • Automatische Buchungen, Abstimmungen, Korrekturen und Auflösungen

    Verbuchung der Afa, Kontoabstimmungen, Kontoauflösungen, Wertberichtigungen, Aktive Rechnungsabgrenzung, Passive Rechnungsabgrenzung, Steuerverbuchungen, Rückstellungen, Private Nutzung, Eigenverbrauch, Bewirtungsaufwand, Abgrenzung Versicherungen, Dauerbuchungen, Ergebnisverbuchung, Gesellschafterverrechnung, Zinsen, Kapitalkontenverrechnung, Verrechnung Konsolidierung, usw.

  • Bereitstellung Offene Posten für ERP-Systeme | Rückkanal API

    Per API können ERP-Systeme adhoc die offenen Posten für die bessere Kundenanzeige nutzen

  • Volltextindex für digitale Belegbilder

    Volltextindex und Volltextsuche über alle digialen Belegbilder und Dokumente für den gesamten Rechnungsein- bzw. Rechnungsausgang, damit Belegbilder nach allen Inhalten durchsucht werden können. z.B. nach Rechnungsnummer, Artikelnummern, Seriennummer oder Bestellinformationen.

  • Fazit | Automatisierung Aufgaben der Finanzbuchhaltung im Unternehmen Mittelstand
    Bessere, schnellere und genauere Adhoc-Auswertungen für die Möglichkeit der permanenten Verbuchung in der Finanzbuchhaltung in Echtzeit. Große Zeitersparnis und Sicherheit im gesamten Verarbeitungsprozess.
Unternehmen - Mittelstand | Sieben erfolgreiche Schritte für automatische Prozesse der Finanzbuchhaltung

 

  1. Import Rechnungsausgangsbuch | Prozess-Automatisierung in Unternehmen

    • Permanente oder aufgabenbasierte automatisierte Bereitstellung von Schnittstellendaten
    • Basis sind ERP-Systeme per Datei oder API-Anbindung - mit oder ohne Belegbilder
    • Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte
    • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
    • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
    • Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
    • Verbuchung Debitoren, Stammdaten und offene Posten
    • Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
    • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendateien und Belegbilder im Dokumentenmanagement
    • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search

      Fazit | Es macht keinen Sinn diese Datenbestände per Filesystem und CSV oder Exceldateien zu verarbeiten, weil damit Manipulation und manuelles Eingreifen durch den Bediener für den Import nötig ist, was zu Fehlern und manuellen Tätigkeiten führt. Dies ist zu vermeiden.
  2. Import Rechnungseingangsbelege | Prozess-Automatisierung im Unternehmen

    • Bereitstellung Softwarelösung für den Workflow von Eingangsrechnungen
    • Digitalisierung von Eingangsrechnungen in der Softwarelösung
    • Unterstützung oder OCR und maschinellem Lernen bei der Belegerkennung
    • Verarbeitung der Lerndaten für Personenkonten, Offene Posten, Belegnummern, usw.
    • Fachliche Prüfung und Freigabe der Lieferantenrechnung
    • Mögliche Bezahlung der Rechnung Adhoc im Workflow
    • Freigabe der Rechnungen zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung
    • Verbuchung des Rechnungsvorschlages incl. Zahlungsdaten und offene Posten
    • Zuordnung der Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
    • Abschluss des Prozesses mit Ablage der digitalen Belegbilder im Dokumentenmanagement
    • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search

      Fazit | Es müssen keine Übergabeläufe, Importläufe oder Festschreibungen von Vorläufen durchgeführt werden. In der Echtzeit Finanzbuchhaltung im Unternehmen Mittelstand ist nur contra produktiv und ein manueller Prozess.
  3. Digitale Kontoauszüge und Kontoumsätze | Prozess-Automatisierung im Unternehmen

    • Permanente oder aufgabenbasierte automatisierte Bereitstellung von Kontoauszügen und Kontobewegungen
    • Bereitstellung der Kontobewegungen über Rechenzentrum oder digitale Servicedienste von Banken und Sparkassen
    • Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte und Kontoinformationen
    • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungsvorschläge
    • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
    • Prüfung, Bearbeitung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
    • Verarbeitung der Lerndaten für Konto und Kontoauszüge, Personenkonten, Offene Posten, usw.
    • Vollautomatische Verbuchungen der Kontoauszüge mit offenen Posten Ausgleich, Belegbilder, usw.
    • Verwendung von allen Bankformaten, Kreditkarten, PayPal und sonstigen Zahlungssystemen
    • Prüfung Kontosalden und Abschlusswerten
    • Zuordnung der Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
    • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendateien und digitalen Belegbilder im Dokumentenmanagement
    • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search

      Fazit | Das manuelle tägliche Abrufen von Kontoumsätzen über Fremdprogramme ist zu vermeiden, da hier immer wieder manuelle Tätigkeiten und Eingriffe im Prozess notwenig sind. z.B. die Zwei Faktor Authentifizierung (2FA), usw.
  4. Kassenführung und Kassensysteme | Prozess-Automatisierung im Unternehmen

    • Bereitstellung Schnittstellen Dateien aus Kassenbuchprogrammen oder Kassensystemen
    • Übermittlungen über Cloudportale oder direkte API-Schnittstellen
    • Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte
    • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
    • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
    • Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
    • Verbuchung Sachkonten, Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
    • Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
    • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendaten und Belegbildern im Dokumentenmanagement
    • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search

      Fazit | Jede modere Kassenlösung bzw. jedes Kassensystem kann heute die digitalen  Datenbestände in ein lesbares Datenformat exportieren und speichern. Am besten natürlich mit den Belegbildern und Kassendokumenten bzw. Kassenberichten.  Der Transport der Daten per Email sollte möglichst eingeschränkt werden.
  5. Digitale Belegbilder aus Rechnungen und Kostenbelegen | Prozess-Automatisierung im Unternehmen

    • Bereitstellung digitaler Belegbilder aus Scan, Importen, Rechnungsportalen oder API-Schnittstellen
    • Automatische Verarbeitung Belegbilder über eine OCR-Erkennung
    • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
    • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
    • Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
    • Verbuchung Sachkonten, Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
    • Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
    • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Belegbildern im Dokumentenmanagement
    • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search

      Fazit | Die Verarbeitung von digitalen Belegbildern mit Rechnungsdaten sollte für alle Firmen die gebucht werden, bei denen die Rechnungsdaten einer gewissen Wiedererkennung unterliegen. Für Firmen mit vielen Einzelrechnungen aus Barverkäufen sollten anderen Möglichkeiten genutzt werden, wie z.B. der Import aus den Faktura oder ERP-Systemen.
  6. Digitale Auswertungen | Prozess-Automatisierung im Unternehmen

    • Freigabe der Tages, Wochen, Monats- Quartals oder Jahresauswertungen durch die Abteilung Rechnungswesen
    • Vollautomatische Erstellung der Auswertungen durch hinterlegte Auswertungs Job
    • Vollautomatische Ablage der Auswertungen im Dokumentenmanagementsystem in der Ablage
    • Auf Wunsch Freigabe des Prozesse durch das Personal für die Auswertungen
    • Automatische Bereitstellung der Auswertungen im Cloudarchiv für externe Zugriffe
    • Automatischer Versand einer Email an den Empfänger über neue Dokumente
    • Automatisches Setzen eines Lesekennzeichens, wenn der Empfänger die Auswertungen gelesen hat
    • Abschluss des Prozesses mit Eintrag im Steuercontrol und Abschluss des Auftrages

      Fazit | Somit geben Sie dem Empfänger der Auswertungen die Möglichkeit, seinen Auswertungen auf jedem technischen Endgerät, zu jeder Zeit, an jedem Ort zu lesen. Ohne Speicherung der Email und des Anhangs auf einem Endgerät.
  7. Digitale Unterschrift Verträge, Steuerabgaben und Dokumente | Prozess-Automatisierung im Unternehmen

    • Freigabe des Prozesses für Dokumente, Verträge oder Steuerabgaben im Dokumentenmanagement
    • Automatische Bereitstellung der Dokumente im Cloudarchiv für externe Empfänger
    • Automatischer Eintrag im Steuercontrol zur Überwachung der Steuerabgaben und Aufträge
    • Automatischer Versand einer Email an den Expfänger über neue digitale Unterschriften
    • Freizeichnung Dokumente im Cloudarchiv durch den externen Mitarbeiter oder Empfänger
    • Abschluss des Prozesses und Speicherung im Dokumentenmanagement
    • Abschluss des Prozesses mit Eintrag im Steuercontrol und Abschluss des Auftrages oder Vertrages

      Fazit | Einfache Freizeichnung oder Unterschrift für Steuerabgaben und Dokumente mit jedem mobilen Endgerät auch per SMS.

Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen für den Mittelstand und den Bereich KMU-Unternehmen.

Rechnungswesen der Zukunft bedeutet Automatisierung - In Echtzeit - Viele Vorteile für Ihr Unternehmen und das Personal der Finanzabteilung sofort zur Verfügung. Maschinelles Lernen unterstützt die Automatisierung in der digitalen Finanzbuchhaltung. Dabei werden sowohl die lokalen Datenbestände aus dem Unternehmen, OCR-Ergebnisse von Belegbilder, digitale Kontoauszugsdaten der Bankkonten und externe Cloud-Dienste wie Creditreform oder Google in die Suche mit einbezogen.

Echtzeit in der Automatisierung einer digitalen Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen

Die Größe des Unternehmens spielt eine untergeordnete Rolle. Egal ob für Kleinbetrieb, Mittelständler oder Großunternehmen. Im Rahmen der Vereinfachung müssen alle technisch sinnvollen und machbaren Szenarien herangezogen werden. Die Anforderungen an die Mitarbeiter müssen von der Automatik abgelöst werden, denn nur dann ist der Weg frei, um zusätzliche Leistungen, wie betriebswirtschaftliche Beratung, Controlling oder Planung einzuführen.

Praxisnahe Softwarelösungen für die Automatisierung des digitalen Rechnungswesen im Mittelstand.

Alle Automatikfunktionen sind voll integiert. Alle Prozesse, sowohl die gesamte Echtzeitverarbeitung im Rechnungswesen, aber auch die volle Digitalisierung im Rechnungswesen von der Finanzbuchhaltung bis zum Controlling sind gesetzt. Die Anbindung von digitalen Belegbildern, OCR-Erkennung, ERP-Anbindungen, BI-Anbindungen gehören bei uns auch zum digitalen Rechnungswesen bzw. der digitalen Finanzbuchhaltung. Ein Echtzeit Rechnungswesen mit der kompletten Digitalisierung für den Mittelstand ist Ihr Schritt in die Zunkunft.

Finden Sie einfach heraus, was wir in diesem Bereich zu bieten haben:

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Unsere Automatisierung des digitalen Rechnungswesen für den Mittelstand bzw. KMU-Unternehmen kann überall integriert werden.

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