Automatische Belegerkennung: schnell, sicher und automatisch buchen

Viele Finanzbuchhaltungen sind prädestiniert dazu, den Aufwand für immer gleiche Arbeiten durch Digitalisierung und Automatisierung zu reduzieren. Wenn Sie Ihren Aufwand mit Hilfe digitaler Belege spürbar reduzieren möchten, müssen Sie nur zwei Punkte beachten: Sie brauchen das Programm hmd.kontoauszugsmanager und Sie sollten Belege und Rechnungen digitalisieren.

Wie funktioniert Digitalisierung?

Digitalisierung im Unternehmen kann in mehreren Stufen und Abteilungen durchgeführt werden. Schauen wir uns einmal die Buchhaltung und im zweiten Schritt die Verwaltung an.

Für die Buchhaltung benötigen Sie einen Scanner am lokalen Arbeitsplatz oder ein zentrales Gerät im Unternehmen, mit dem die Belege und der Schriftverkehr gescannt werden können. Nicht fehlen darf an dieser Stelle der Abruf der Kontoauszüge von den Bankkonten des Unternehmens. Hierfür gibt es lokale Banking-Software wie SFIRM, StarMoney, etc. Dort besteht die Möglichkeit die Bankkonten im MT940 Format abzurufen. Die hmd.fibu verarbeitet die Dateien sofort. Entweder beim Start der Buchhaltung oder wenn der Datenbestand sehr groß ist, über Nacht als Dienst auf Ihrem Server. Wer sich oben erwähnte Programme sparen möchte, kann auch unseren Service zum Abrufen der MT940 Bankdaten über das eigene Rechenzentrum in Saarbrücken nutzen.

Ein Blick auf die Verwaltung zeigt, dass an dieser Stelle z. B. die Korrespondenz per Brief oder Email mit hmd komplett digitalisiert werden kann. Briefe und Emails schreiben sowie die sofortige Zuordnung zu den entsprechenden Ordnungskriterien in hmd.mandant erspart jede Verschlagwortung. Aber zurück zur Buchhaltung.

Im Unternehmen landen die Belege nach dem Scannen automatisch in der richtigen Buchhaltung. Beim nächsten Start der Fibu werden die Belege und Rechnungen automatisch zur Verfügung gestellt, sicher und absolut einfach in der Bedienung. Zu diesem Zeitpunkt sind die Belege bereits durch die OCR-Erkennung gelaufen und vollständig erkannt. Umsatzsteuer-ID-Nummer oder die Steuernummer auf der Rechnung liefern die richtige Kontonummer. Zudem wird noch die Adresse geprüft, um größtmögliche Sicherheit für den Bediener zu erzeugen. Am Ende bekommt der Sachbearbeiter einen fertigen Buchungssatz vorgeschlagen, in dem sogar das Sachkonto schon enthalten ist, somit braucht er nur noch zu kontrollieren und zu bestätigen. Die Buchung samt Beleg oder Rechnung im Anhang ist bereits fertig. Kostenbelege wie Tankquittungen, Barbelege, Restaurantrechnungen usw. gelangen auf dem
gleichen Weg in die Finanzbuchhaltung.

Kommt ein neuer Debitor oder Kreditor hinzu, werden einfach die Stammdaten hinterlegt, mit der OCR-Erkennung automatisch synchronisiert und bereits bei der nächsten Rechnung verwendet. Sehr viel einfacher und effektiver kann die Finanzbuchhaltung nicht rationalisiert werden.

Was bringt das für Vorteile im Unternehmen

• Sie nutzen als Unternehmen die Archivfunktionen, in der mit der Volltextsuche über alle Belege alles sofort wieder gefunden wird. Die Suche geht über Rechnungen, Garantieleistungen, Bestellungen, Lieferanten, Rechnungsnummern usw.
• Fehlbuchungen bei Beträgen, Rechnungsnummern, Datumseingaben oder im OPOS-Bereich gehören der Vergangenheit an.
• Damit auch die Rückfragen der Sachbearbeiter, die ja immer da sind und einen gewissen Zeitaufwand darstellen.
• Es wird alles sofort verarbeitet und die Nutzung von Zahlungsverkehr und Mahnung stellt die Buchhaltung wesentlich besser dar.
• Als modernes und attraktives Unternehmen sollten Sie diese Möglichkeiten nutzen. Sicherheit erhöhen, Aufwand reduzieren und die Möglichkeiten der digitalen Zeit in Anspruch nehmen. Damit bleiben Sie am Ball und negativen Einflüssen wie fehlende qualifizierte Mitarbeiter oder Zeitdruck können Sie entgegenwirken.
  
  

Mit der hmd.belegerkennung können

• Kostenbelege digitalisiert und automatisch mit der Buchung verbunden werden.
• Debitoren- und Kreditorenrechnungen per OCR erkannt und verbucht werden.
• automatische Buchungen erzeugt werden.
• Kostenbelege mit dem Kontoauszugsmanager verknüpft werden.
• doppelte Rechnungsnummern erkannt werden.
• Fehlbuchung von Betrag, Rechnungsnummer und Datum vermieden werden.
• Belege für die BP perfekt aufbereitet werden.

Vorteile der hmd.belegerkennung

• Buchungsvorschläge werden gespeichert und wieder vorgeschlagen
• Lernsystem über die Adresse, Steuernummer und USt-ID-Nummer
• direkter Verzweig zu den offenen Posten der Finanzbuchhaltung
• Beleg ist der Buchung direkt zugeordnet
• digitale Suche der Belege im Archiv
• keine räumliche Begrenzung der Buchhaltung mehr
• keine E-Mail-Übertragung und die damit verbundenen Schwierigkeiten
• Suche nach Bestellungen, Garantieleistungen von Artikeln oder Lieferanten
• GoBD-konforme Speicherung der digitalen Dokumente

Produktinfo hmd.belegerkennung »