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Viele Finanzbuchhaltungen sind prädestiniert dazu, den Aufwand für immer gleiche Arbeiten durch Digitalisierung und Automatisierung zu reduzieren. Wenn Sie Ihren Aufwand mit Hilfe digitaler Belege spürbar reduzieren möchten, müssen Sie nur zwei Punkte beachten: Sie brauchen das Programm hmd.kontoauszugsmanager und Sie sollten Belege und Rechnungen digitalisieren.
Digitalisierung im Unternehmen kann in mehreren Stufen und Abteilungen durchgeführt werden. Schauen wir uns einmal die Buchhaltung und im zweiten Schritt die Verwaltung an.
Für die Buchhaltung benötigen Sie einen Scanner am lokalen Arbeitsplatz oder ein zentrales Gerät im Unternehmen, mit dem die Belege und der Schriftverkehr gescannt werden können. Nicht fehlen darf an dieser Stelle der Abruf der Kontoauszüge von den Bankkonten des Unternehmens. Hierfür gibt es lokale Banking-Software wie SFIRM, StarMoney, etc. Dort besteht die Möglichkeit die Bankkonten im MT940 Format abzurufen. Die hmd.fibu verarbeitet die Dateien sofort. Entweder beim Start der Buchhaltung oder wenn der Datenbestand sehr groß ist, über Nacht als Dienst auf Ihrem Server. Wer sich oben erwähnte Programme sparen möchte, kann auch unseren Service zum Abrufen der MT940 Bankdaten über das eigene Rechenzentrum in Saarbrücken nutzen.
Ein Blick auf die Verwaltung zeigt, dass an dieser Stelle z. B. die Korrespondenz per Brief oder Email mit hmd komplett digitalisiert werden kann. Briefe und Emails schreiben sowie die sofortige Zuordnung zu den entsprechenden Ordnungskriterien in hmd.mandant erspart jede Verschlagwortung. Aber zurück zur Buchhaltung.
Im Unternehmen landen die Belege nach dem Scannen automatisch in der richtigen Buchhaltung. Beim nächsten Start der Fibu werden die Belege und Rechnungen automatisch zur Verfügung gestellt, sicher und absolut einfach in der Bedienung. Zu diesem Zeitpunkt sind die Belege bereits durch die OCR-Erkennung gelaufen und vollständig erkannt. Umsatzsteuer-ID-Nummer oder die Steuernummer auf der Rechnung liefern die richtige Kontonummer. Zudem wird noch die Adresse geprüft, um größtmögliche Sicherheit für den Bediener zu erzeugen. Am Ende bekommt der Sachbearbeiter einen fertigen Buchungssatz vorgeschlagen, in dem sogar das Sachkonto schon enthalten ist, somit braucht er nur noch zu kontrollieren und zu bestätigen. Die Buchung samt Beleg oder Rechnung im Anhang ist bereits fertig. Kostenbelege wie Tankquittungen, Barbelege, Restaurantrechnungen usw. gelangen auf dem
gleichen Weg in die Finanzbuchhaltung.
Kommt ein neuer Debitor oder Kreditor hinzu, werden einfach die Stammdaten hinterlegt, mit der OCR-Erkennung automatisch synchronisiert und bereits bei der nächsten Rechnung verwendet. Sehr viel einfacher und effektiver kann die Finanzbuchhaltung nicht rationalisiert werden.
Mit der hmd.belegerkennung können
Vorteile der hmd.belegerkennung