Können wir Ihnen behilflich sein?

Dann freuen wir uns auf Ihre E-Mail an
hmd@hmd-software.com

Oder Ihren Anruf unter
08152/988-200 

Ihr hmd.team

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Ihr DMS-System mit Zukunft: Briefe, Faxe, Emails, Informationen und Dokumentationen an einem Fleck und jederzeit auffindbar!

Organisation beginnt hier: Dokumentenmanagement im Unternehmen

Ihr intelligenter und digitaler Aktenschrank

In Zeiten immer stärker werdender Digitalsierung braucht es sichere und digitale Ablagen, die sich im Unternehmen integrieren. Entscheidend ist dabei, dass sich die digitale Ablage an die Unternehmensstruktur anpassen läßt und sich das Unternehmen nicht an die Software anpassen muss. Dies ist der wichtigste Punkt, damit Mitarbeiter und Teams möglichst wenig "Umstellungsaufwand" haben.

Strukturieren Sie Abläufe und Prozesse in der täglichen Arbeit, erstellen und organisieren die Korrespondenz, speichern die digitale Kundenakte. Personalmanagement, Fahrzeugmanagement, Bewerbermanagement und vieles mehr sind hier einfach und schnell abbildbar.

Das Zauberwort: Digitalisierung

Zeitdruck, Massendaten, Termine, Stress und verschiedenen Organisationsmöglichkeiten lassen an vielen Stellen im Unternehmen den Mitarbeitern keine Wahl. Um die nötigen Informationen schnell und komplett zu finden stehen nicht die geeigneten Methoden zur Verfügung. Also was passiert? Kreative Mitarbeiter erfinden eigene Lösungen und durchbrechen damit die gewünschte und eingeführte Organisation. Dies führt aber bei der Zunahme der Informationen, bzw. beim Ausfall oder beim Wechsel des Mitarbeiters zu Chaos.

Die Digitalisierung schreitet voran, ob wir nun wollen oder nicht. Auch in den Behörden und Ämtern wird dieser Trend fortgeführt. Und wie steht es bei Ihnen in Ihrem Unternehmen? Stehen Sie dem weiter kritisch gegenüber oder packen Sie das ganze jetzt an? Dann sollten Sie aber auch die organisatorischen Mittel mit einführen. Was können wir Ihnen im Rahmen unserer Software hier bieten? Das Dokumentenmanagement und sonst nichts, denn das ist völlig ausreichend.

Warum werden Sie fragen. Weil wir damit alle Bereiche abdecken. Sie möchten klein anfangen und erst einmal nur die Dauerakte oder die Korrespondenz speichern und verwalten? Warum nicht! Über eine Archivstruktur, die wir mit Ihnen gemeinsam entwickeln, individuell angepasst. Starr genug um die Struktur für die meisten Fälle zu verwenden, individuell genug um die Struktur für den Rest zu gestalten. Mit ein paar Klicks zu erweitern und eben an die Bedürfnisse bzw. Besonderheiten anzupassen.

Schluss mit dem Papierchaos

Die tägliche Dokumentenflut steigt sicherlich auch in Ihrem Unternemen stetig an: Briefe, E-Mails, Faxe, Rechnungen, Anfragen, Angebote, Verträge usw. kommen täglich auf Papier oder elektronisch bei Ihnen an. Das alles muss organisiert, verteilt, bearbeitet und abgelegt werden.

Unser Dokumentenmanagement ist eine geniale und gleichzeitig kostengünstige Lösung, die wir auch den digitalen Aktenschrank nennen. Der darf übrigens gerne genauso strukturiert sein, wie Ihr alter Papieraktenschrank. Hier können Sie sämtliche Dokumente ordentlich in einer von Ihnen gewählten Struktur ablegen, im Team weiterverarbeiten, beantworten und archivieren. Neu von Ihnen erstellte und verschickte Dokumente werden automatisch am richtigen Ort gespeichert.

Mit der digitalen Volltextsuche finden Sie alle Dokumente im Nu wieder. Eine Verschlagwortung ist dabei nicht notwendig.

Ihre Vorteile:

  • Alle Dokumente sind in digitaler Form an einer zentralen Stelle abgelegt.
  • Die Dokumente liegen sicher in einer Postgre SQL Datenbank
  • Keine Ablage von Dokumenten auf dem Filesystem
  • Zugriffsrechte für alle Bereiche im Archiv auf Ordner oder einzelne Dokumente
  • Änderungshistorie für alle Zugriffe und für alle Dokumente und Belege
  • Favoriten und Schnellzugriffe
  • Umwandlung von Officedokumenten in PDF inclusive
  • Zugriff über Hyperlinks auf Ordner und Dokumente (Dokumente müssen nicht per Mail verschickt werden)
  • Löschen mit der Papierkorbfunktion
  • Löschen mit Zukunftsdatum für die Erfüllung der DSGVO
  • Anmerkungen und digitale Klebezettel für Dokumente und Belege
  • Export für die Betriebsprüfung alle steuerlichen Belege
  • Die Volltextsuche ermöglicht eine permanente Suche in allen Textinhalten oder Bildern
  • Einfacher Import Ihrer alten Dokumente aus Ihrer Explorerstruktur.
  • Mit der optional erhältlichen elektronischen Volltextsuche finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder.
  • Einzelne Bereiche Ihres digitalen Aktenschrankes können geschützt werden.
  • Dokumente können über das hmd.portal online zugänglich gemacht werden, z. B. Ihren Kunden, Geschäftspartnern oder
    Mitarbeitern im Außendienst.
  • Entfall von Raum- und Papierkosten für das alte Papierarchiv.
  • Kein Zeitaufwand für die Ablage der Papierbelege mehr.
  • Optimal gerüstet für die Umsetzung der neuen GoBD.

Mehr Informationen finden Sie hier zum Download:

Flyer Dokumentenmanagement » 

Unsere
Lösungen

Software für
Unternehmen ver-
schiedenster Branchen.

hmd.rewe
hmd.rewe

Vom Kassenbuch bis hin zum Bilanzbericht.

hmd.steuern
hmd.steuern
Die Unternehmens-
Steuerübersicht.
hmd.lohn
hmd.lohn
Mehr abrechnen bei weniger Aufwand.
Unternehmens-lösungen
Unternehmens-lösungen
Lösungen für alle
Unternehmens-
bereiche.
Steuerberater
Steuerberater
Die optimale
Softwarelösung für
Ihre Steuerkanzlei.
Buchhalter
Buchhalter
Eine Nasenlänge
Vorsprung für Ihren
Buchhaltungsservice.