Dokumentenmanagement im Unternehmen

Digitaler Aktenschrank - Digitale Ablage

In Zeiten immer stärker werdender Digitalsierung braucht es revisionssichere und digitale Ablagen, die sich im Unternehmen integrieren. Entscheidend ist dabei, dass sich die digitale Ablage an die Unternehmensstruktur anpassen läßt und sich das Unternehmen nicht an die Software anpassen muss. Dies ist der wichtigste Punkt, damit Mitarbeiter und Teams möglichst wenig "Umstellungsaufwand" haben.

Unser revisionssicheres Dokumentenmanagment ist nicht nur ein DMS, sondern eine digitale Lösung für Korrespondenz, Prozesse und Projekte. Nicht nur digitale Ablage, sondern auch Prozessausführung und Verwaltung.

Strukturieren Sie digitale Abläufe und Prozesse in der täglichen Arbeit, erstellen und organisieren die Korrespondenz, speichern die digitale Kundenakte. Personalmanagement, Fahrzeugmanagement, Bewerbermanagement und vieles mehr sind hier einfach und schnell abbildbar.

Wir teilen das Thema Dokumentenmanagement in verschiedene Bereich auf.

• Ablage und Organisation
• Korrespondenz, Dokumente und Vorlagen
• Funktionen für Dokumente
• OCR und Volltextsuche für das "Suchen" und "Wiederfinden"

Digital ist das neue Normal

Zeitdruck, Massendaten, Termine, Stress und verschiedenen Organisationsmöglichkeiten lassen an vielen Stellen im Unternehmen den Mitarbeitern keine Wahl. Um die nötigen Informationen schnell und komplett zu finden stehen nicht die geeigneten Methoden zur Verfügung. Also was passiert? Kreative Mitarbeiter erfinden eigene Lösungen und durchbrechen damit die gewünschte und eingeführte Organisation. Dies führt aber bei der Zunahme der Informationen, bzw. beim Ausfall oder beim Wechsel des Mitarbeiters zu Chaos.

Die Digitalisierung in allen Unternehmensbereichen schreitet unaufhaltsam voran, ob wir nun wollen oder nicht. Auch in den Behörden und Ämtern wird dieser Trend fortgeführt. Und wie steht es bei Ihnen in Ihrem Unternehmen? Stehen Sie dem weiter kritisch gegenüber oder packen Sie das ganze jetzt an? Dann sollten Sie aber auch die organisatorischen Mittel mit einführen. Was können wir Ihnen im Rahmen unserer Software hier bieten? Das Dokumentenmanagement und sonst nichts, denn das ist völlig ausreichend.

Warum werden Sie fragen. Weil wir damit alle Bereiche abdecken. Sie möchten klein anfangen und erst einmal nur die Dauerakte oder die Korrespondenz speichern und verwalten? Warum nicht! Über eine Archivstruktur, die wir mit Ihnen gemeinsam entwickeln, individuell angepasst. Starr genug um die Struktur für die meisten Fälle zu verwenden, individuell genug um die Struktur für den Rest zu gestalten. Mit ein paar Klicks zu erweitern und eben an die Bedürfnisse bzw. Besonderheiten anzupassen.

Ende des Papierchaos in Ordnern oder im Dateisystem

Die tägliche Dokumentenflut steigt sicherlich auch in Ihrem Unternehmen stetig an: Briefe, E-Mails, Faxe, Rechnungen, Anfragen, Angebote, Verträge usw. kommen täglich auf Papier oder elektronisch bei Ihnen an. Das alles muss organisiert, verteilt, bearbeitet und abgelegt werden. Das Ende der manuelle Papierablage in Ordner ist erreicht.

Unser Dokumentenmanagement ist eine geniale und gleichzeitig kostengünstige Lösung, die wir auch den digitalen Aktenschrank nennen. Der darf übrigens gerne genauso strukturiert sein, wie Ihr alter Papieraktenschrank. Hier können Sie sämtliche Dokumente ordentlich in einer von Ihnen gewählten Struktur ablegen, im Team weiterverarbeiten, beantworten und archivieren. Neu von Ihnen erstellte und verschickte Dokumente werden automatisch am richtigen Ort gespeichert.

Mit der digitalen Volltextsuche finden Sie alle Dokumente im Nu wieder. Eine Verschlagwortung ist dabei nicht notwendig.

Ablage und Organisation von Massendaten

Aus vielen Organsationen hört man. "Jetzt haben wir auf digitale Dokumente umgestellt und finden nichts mehr". Die Verschlagwortung hat nichts gebracht und die Volltextsuche ist lückenhaft. Wir brauchen jetzt länger als vorher.

Dies ist das schlimmste Szenario das eintreten darf. Hier hat die Digitalsierung versagt. Aber auch die Vorbereitung auf den Prozess oder die Softwarelösung.

Ihre Vorteile:

• Die Struktur kann dem Papierordner angepasst werden
• Die Struktur kann dem bisherigen Ordnersystem aus dem Filesystem angepasst werden
• Die Ablagestruktur ist hierarisch aufgebaut und in verschiedene Ebenen gegliedert
• Benutzerverwaltung und Zugriffsrechte gehen bis auf das Dokument
• Archiv und Unternehmenstrukturen können global erzeugt und ausgerollt werden
• Hohe Funktionstiefe in allen Bereichen und Dokumenten
• Die Ablagestukturn können an verschiedene Unternehmensbereiche angepasst werden. z.B. Lohn und Vertrieb
• Sie können über Tools ihre komplette Dokumentenstruktur vom Dateisystem importieren

Korrespondenz, Dokumente und Vorlagen

Durch die Implementierung von Korrespondenz, Projekten und Prozessen im Dokumentenmanagement können hier auch die komplette Korrespondenz mit Mandanten, Kunden, Lieferanten, Partnern, usw. durchgeführt werden. Emails oder andere Dokumente können ihr problemlos integriert werden. Über die Vorlagenverwaltung für die Korrespondenz eröffnen sich viele Möglichkeiten und Vereinfachungen beim Schreiben von Briefen und Emails mit dem Empfänger.

Ihre Vorteile:

• Direkte Integration von Korrespondenz im Dokumentenmanagement
• Direkte Integration von Vorlagen und Archiven im Dokumentenmanagement
• Zuordnung von Dokumenten zu Prozessen und Projekten
• Hohe Funktionstiefe bei der Verarbeitung von Dokumenten
• Nachverfolgung und Revisonssicherheit

Funktionen für Dokumente, Belege und Dateien

Im Dokumentenmanagment werden nicht nur Dokumente und Beleg abgelegt, sondern auch komplett verwaltet. Zugriffsrechte und Funktionen, wie PDF Erzeugung, Signatur, Verschlüsselung, Cloud-Transfer, usw.

Ihre Vorteile:

• Direkte Sicht auf das Dokument im Prozess oder Projekt
• Funktionen für jedes Dokument
• Nachverfolgung von Änderungen in Dokumenten
• Papierkorbfunktion für Dokumente
• Löschoptonen für Papierkorb oder zeitgesteuertes Löschen für Dokumente und Belege
• Klebezettelfunktonen für das Anheften von Informationen für Dokumente und Belege
• Sichten und Anzeige individuell für den Benutzer einstellen
• Scannen und Hinzufügen vom Filesystem per Drag n Drop
• Datumsverfolgung für Erstellt, Importiert, Geändert und Gelöscht pro Dokument

OCR  und Volltextsuche für das "Suchen" und "Wiederfinden"

Das größte Problem einer digitalen Akte oder die Umstellung von "Papier" auf "digital" ist im Folgeprozess, die Informationen in Dokumenten oder Belegen wieder zu finden. Auch die Suche über "OCR" ist wirklich ein Vorteil, da oft auch Dokumente nicht im richtigen Bereich, Prozess oder Projekt abgelegt worden sind. Wir stellen die Volltextsuche als schnelle und hilfreiche Funktion dar.

Ihre Vorteile:

• Komplette Suche über alle Inhalte innerhalb eines Dokumentes oder Belegbildes
• Gesucht werden auch in Bilder oder Bilddateien
• Gesucht wird auch in PDF Dateien, die Bildformate enthalten
• Durchsucht werden alle durchsuchbaren Dateien mit dem entsprechenden Suchindizies
• Gesucht werden können Texte und Teilstrings von Texten
  
  

Ihre Vorteile im gesamten Dokumenten- und Prozessmanagement:

• Alle Dokumente sind in digitaler Form an einer zentralen Stelle abgelegt
• Die Dokumente liegen sicher in einer Postgre SQL Datenbank
• Keine Ablage von Dokumenten auf dem Filesystem
• Zugriffsrechte für alle Bereiche im Archiv auf Ordner oder einzelne Dokumente
• Änderungshistorie für alle Zugriffe und für alle Dokumente und Belege
• Favoriten und Schnellzugriffe
• Umwandlung von Officedokumenten in PDF inclusive
• Zugriff über Hyperlinks auf Ordner und Dokumente (Dokumente müssen nicht per Mail verschickt werden)
• Löschen mit der Papierkorbfunktion
• Löschen mit Zukunftsdatum für die Erfüllung der DSGVO
• Anmerkungen und digitale Klebezettel für Dokumente und Belege
• Export für die Betriebsprüfung alle steuerlichen Belege
• Die Volltextsuche ermöglicht eine permanente Suche in allen Textinhalten oder Bildern
• Einfacher Import Ihrer alten Dokumente aus Ihrer Explorerstruktur
• Mit der optional erhältlichen elektronischen Volltextsuche finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder
• Einzelne Bereiche Ihres digitalen Aktenschrankes können geschützt werden
• Dokumente können über das hmd.portal online zugänglich gemacht werden, z. B. Ihren Kunden, Geschäftspartnern oder
  Mitarbeitern im Außendienst
• Entfall von Raum- und Papierkosten für das alte Papierarchiv
• Kein Zeitaufwand für die Ablage der Papierbelege mehr
• Optimal gerüstet für die Umsetzung der neuen GoBD

Mehr Informationen finden Sie hier zum Download:

Flyer Dokumentenmanagement »