Automatisierung und Digitalisierung von Lohndokumenten

Schaffen Sie digitale Verbindungen im Unternehmen

Manuelle Prozesse, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen immer noch zuhauf ausführen und bei denen immer wieder Fehler passieren, müssen durch Software-Lösungen voll automatisiert, sicher und präzise ablaufen. Dann kann nichts mehr vergessen oder übersehen werden. Auch solch dramatische Fehler, wie z. B. die Bereitstellung von falschen Mitarbeiterdaten oder die Verwechslung von Emailempfängern gehören der Vergangenheit an. Das hat sicher jeder schon erlebt. Genau für diese Funktionen, absolut zeitgesteuert und ohne Benutzerinteraktion können die durch das hmd.lohn Programm bereitgestellten PDF-Dateien dem hmd.netarchiv, also der Cloud Lösung für Unternehmen übergeben werden.

Es werden immer wieder die Worte digitale Personalakte, eLohn Akte, eMitarbeiter, usw. benutzt. Ob Sie nun nur die Lohnauswertungen in PDF in der Cloud zur Verfügung stellen oder auch die Mitarbeiterlohnabrechnungen dort für das Personal hinterlegen, spielt keine Rolle. Nur bitte diese sensiblen Daten nicht per Email Anhang versenden.

Auch die Ablage der gesamten Personaldaten des Untenehmens, z.B. Verträge, Krankmeldungen, Abmahnungen, Zeugnisse, Mitarbeitergespräche, u.v.m. lässt sich in Verbindung mit dem Dokumentenmanagement digital umsetzen. Schritt für Schritt natürlich.

Ein sofort spürbarer Mehrwert und Erleichterung für alle Beteiligten

Durch die sehr einfache, flexible und sichere Verarbeitung aller PDF-Dokumente entsteht für das Unternehmen ein echter Mehrwert, den sofort spürbar und nutzbar ist. Auf einem Server im Unternehmen wird der sogenannte „Lohnverteildienst“ installiert und dann konfiguriert. Konfiguriert bedeutet, dass das Ablageverzeichnis der PDF-Dateien hinterlegt wird. Die Dateinamen werden einmal als „Erkennung“ eingepflegt, um den Umfang zu definieren und als Sicherheitsfunktion werden „Mitarbeiternamen, Mitarbeiternummern, Mandantennummern usw. als Querverweise festgelegt. Nach diesen wird über die Volltextsuche in der PDF-Datei gesucht, um zu verifizieren, ob die Auswertungen auch zum entsprechenden Mandanten, dem richtigen Zeitraum und zum jeweiligen Mitarbeiter gehören. Erst nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten zugestellt.

Voll automatisiert, aber dennoch flexibel und individuell

Derzeit verteilen wir voll automatisch alle Lohn & Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter, Lohnsteueranmeldungen, Lohnjournale, Krankenkassenauszahlungslisten, Umlagelisten, Buchungslisten, Beitragsnachweise und Betragsabrechnungen. Gerne können auch noch weitere Listen nach freier Wahl dort mit aufgenommen und automatisiert verteilt werden.

Damit ist sichergestellt, dass der gesamte Auswertungsbereich in Lohn & Gehalt voll automatisiert in Form von PDF-Dokumenten an den Mitarbeiter übergeben werden kann. Auch wenn nachträglich noch neue Auswertungen hinzukommen, Vormonatskorrekturen oder Anpassungen durchgeführt werden, werden diese sofort nach der Bereitstellung als PDF-Datei dem Mitarbeiter übergeben.

Die Mitarbeiter im Unternehmen werden per E-Mail informiert, dass im Postfach neue Lohnabrechnungen vorhanden sind oder eine neue Gehaltsabrechnung hinterlegt wurde. Bequem per Mausklick werden Sie zu ihrem hmd.netarchiv geführt und nach der Authentifizierung stehen alle Auswertungen für den Mitarbeiter oder für das Unternehmen zur Verfügung. Entweder als Download zum Ansehen und Drucken oder als Archivfunktion. Damit sind die Zeiten, in denen E-Mails mit Lohn & Gehaltsunterlagen an den Mitarbeiter geschickt worden sind, vorbei.

Mit der hmd.lohn Automatisierung können

Lohnauswertungen für hmd.lohn bereitgestellt werden.
Lohnauswertungen für DATEV Lohn & Gehalt bereitgestellt werden.
Lohnauswertungen für SBS Lohn bereitgestellt werden.
Lohnabrechnungen für alle Mitarbeiter bereitgestellt werden.
PDF-Dokumente durch den Volltext zusätzlich überprüft werden.
Dokumente zusätzlich als Archivfunktion abgelegt werden.
freie Organisationsstrukturen angelegt werden.
Zugriffsbeschränkungen für das Unternehmen oder den Mitarbeiter angelegt werden.

Vorteile mit der hmd.lohn Automatisierung