Prozessmanagement im Unternehmen

Prozesse und Abläufe, Dokumente und Verwaltung

Alle Prozesse für den Mandanten auf einen Blick. Mit hmd.mandant unserem Prozessmanagement zeigen wir Ihnen, wie die Aufbereitung von Information heute funktioniert. So sieht Ihr Prozessmanagement incl. einem Dokumentenmanagement der Zukunft aus.

Alle Prozesse in einer Ansicht. Verwaltung - Digitalisierung - Automatisierung - Archivierung. Sind Sie den Schritt zur digitalen Organisation, insbesondere im Bereich der Prozesse incl. Dokumente, schon gegangen? Prima. Dann ist hmd.mandant die optimale Lösung, um die Vorteile, die diese Arbeitsweise mit sich bringt, auch im Alltag umzusetzen. Sollten Sie digitalisierte Dokumente bisher z. B. in einer Ordnerstruktur auf Ihrem Server abgelegt haben, können Sie Struktur und Dokumente per Knopfdruck importieren und in die Volltextsuche einbinden.

Sie möchten klein anfangen und erst einmal nur die Verträge oder die Korrespondenz speichern und verwalten? Die notwendige Struktur dazu entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen, individuell auf Ihr Büro und die Mandanten angepasst. Starr genug um die Struktur für die meisten Mandate zu verwenden, individuell genug um die Struktur für den Rest zu gestalten. Mit ein paar Klicks zu erweitern und eben ganz einfach an die Bedürfnisse bzw. Besonderheiten anzupassen.

Wir teilen das Thema Dokumentenmanagement in verschiedene Bereich auf.

Ablage und Organisation
Prozesse und Übersichten
Projekt- und Qualitätskontrolle

Digitale Prozesse einfach einbinden

Organisationsmöglichkeiten lassen an vielen Stellen im Unternehmen den Mitarbeitern keine Wahl. Um die nötigen Informationen schnell und komplett zu finden stehen nicht die geeigneten Methoden zur Verfügung. Also was passiert? Kreative Mitarbeiter erfinden eigene Lösungen und durchbrechen damit die gewünschte und eingeführte Organisation. Dies führt aber bei der Zunahme der Informationen, bzw. beim Ausfall oder beim Wechsel des Mitarbeiters zu Chaos.

Die Digitalisierung und Automatisierung in allen Unternehmensbereichen schreitet unaufhaltsam voran, ob wir nun wollen oder nicht. Auch in den Behörden und Ämtern wird dieser Trend fortgeführt. Und wie steht es bei Ihnen in Ihrem Unternehmen? Stehen Sie dem weiter kritisch gegenüber oder packen Sie das ganze jetzt an? Dann sollten Sie aber auch die organisatorischen Mittel mit einführen. Was können wir Ihnen im Rahmen unserer Software hier bieten? Das Dokumentenmanagement und sonst nichts, denn das ist völlig ausreichend.

Warum werden Sie fragen. Weil wir damit alle Bereiche abdecken. Sie möchten klein anfangen und erst einmal nur die Dauerakte oder die Korrespondenz speichern und verwalten? Warum nicht! Über eine Archivstruktur, die wir mit Ihnen gemeinsam entwickeln, individuell angepasst. Starr genug um die Struktur für die meisten Fälle zu verwenden, individuell genug um die Struktur für den Rest zu gestalten. Mit ein paar Klicks zu erweitern und eben an die Bedürfnisse bzw. Besonderheiten anzupassen.

Prozesse und Übersichten

In vielen Unternehmen sind diese Funktionen in zwei Programmteilen untergebracht. Prozesse und Dokumente sind getrennt. Nicht so bei uns. HIer sind diese Bereiche komplett in hmd.mandant oder hmd.dms integriert.

Ihre Vorteile:

Sie sehen nicht nur das Dokumente, sondern auch zu welchem Prozess dieses gehört
Sie sehen auch die zum Prozess gehörenden anderen Dokumente
Sie sehen den Stand des Prozesses und wer daran teilnimmt
Sie sehen die kompletten Prozessstammdaten in der Übersicht
Sie nutzen alle Funktionen zu den Dokumenten und dem Prozess
Sie arbeiten effektiv in Prozessen und Dokumenten
Die Prozesse sind komplett individuell anpassbar und steuerbar
Die Prozesse können als Archivprozesse abgelegt werden, die auch für andere Mandanten und Firmen nutzbar sind
Prozesse für Bewerbungsmanagement
Prozesse für Personalmanagement
Prozesse für Ablagestrukturen im Unternehmen
Prozesse für Geldwäsche

Projekt- und Qualitätskontrolle

In den verschiedenen Projekten können auch Prozesse definiert werden und dort verschiedenen Kontrollinstanzen, Termine, Auswertungen oder Übersichten dargestellt werden.

Ihre Vorteile:

Innerhalb von Projekten können wieder verschiedene Prozesse oder Hilfsprozesse integriert werden
Zu jedem Projekt oder Prozess können Dokumente und Vorlagen zuordnen und verwalten
Zu jedem Projekt oder Prozessschritt können Programme, Funktionen und Auswertungen zugeordnet werden
Zu jedem Projekt oder Prozessschritt sind sofort visuelle Informationen für den Bediener vorhanden
Zu jedem Projekt oder Prozessschritt kann ein Fertigstellungsstatus gesetzt werden
Zu jedem Projekt oder Prozessschritt kann auch ein "Archivierungsstatus" gesetzt werden. Wegen der Übersichtlichkeit

Ihre Vorteile im gesamten Prozess- und Dokumentenmanagement:

Alle Dokumente sind in digitaler Form an einer zentralen Stelle abgelegt
Die Dokumente liegen sicher in einer Postgre SQL Datenbank
Keine Ablage von Dokumenten auf dem Filesystem
Zugriffsrechte für alle Bereiche im Archiv auf Ordner oder einzelne Dokumente
Änderungshistorie für alle Zugriffe und für alle Dokumente und Belege
Favoriten und Schnellzugriffe
Umwandlung von Officedokumenten in PDF inclusive
Zugriff über Hyperlinks auf Ordner und Dokumente (Dokumente müssen nicht per Mail verschickt werden)
Löschen mit der Papierkorbfunktion
Löschen mit Zukunftsdatum für die Erfüllung der DSGVO
Anmerkungen und digitale Klebezettel für Dokumente und Belege
Export für die Betriebsprüfung alle steuerlichen Belege
Die Volltextsuche ermöglicht eine permanente Suche in allen Textinhalten oder Bildern
Einfacher Import Ihrer alten Dokumente aus Ihrer Explorerstruktur
Mit der optional erhältlichen elektronischen Volltextsuche finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder
Einzelne Bereiche Ihres digitalen Aktenschrankes können geschützt werden
Dokumente können über das hmd.portal online zugänglich gemacht werden, z. B. Ihren Kunden, Geschäftspartnern oder
Mitarbeitern im Außendienst
Entfall von Raum- und Papierkosten für das alte Papierarchiv
Kein Zeitaufwand für die Ablage der Papierbelege mehr
Optimal gerüstet für die Umsetzung der neuen GoBD