Verfahrensdokumentationen für Unternehmen

Mit der Software zur Verfahrensdokumentation smartdocu® der Zeit voraus.
Bringen Sie sich gegenüber dem Betriebsprüfer in die beste Situation.

Im Rahmen der Anpassungen für die digitalen Prozesse in Steuerkanzleien und Unternehmen, welche überall Einzug halten, wurden von den Finanzbehörden die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zum 01.01.2015 angepasst und veröffentlicht. Ob und wieweit diese Anordnungen in der GoBD sinnvoll sind oder nicht, soll nicht Thema dieses Beitrages sein. Sichergestellt werden kann, dass diese Anordnungen laufend an die Gegebenheiten der Digitalisierung und Automatisierung angepasst und überarbeitet werden.

Wir möchten uns hier auf einen Punkt konzentrieren, der ebenfalls eine der Grundlagen der GoBD darstellt: Die Software für Verfahrensdokumentationen. Die Resonanz darauf, vom Steuerberater ebenso wie auch von Unternehmern, war eher gering. Viele wissen noch immer nichts darüber, oder ignorieren das Thema sogar. Sie glauben, weil die GoBD nur eine Anordnung, aber kein Gesetz ist, diese nicht umsetzen zu müssen. Hierbei werden viele Gründe gefunden, das Thema nicht zu beachten.

Nehmen Sie diese Anordnung nicht auf die leichte Schulter.

Ihr Steuerberater oder Ihre Steuerkanzlei ist seiner Informationspflicht Ihnen gegenüber sicher nachgekommen und hat Sie ausführlich über die GoBD bzw. die Verfahrensdokumentation, entweder per Anschreiben oder auf seiner Homepage, informiert. Nur was ist daraus geworden? Wahrscheinlich relativ wenig bis gar nichts. Das Schreiben bzw. die Informationen zur Verfahrensdokumentation wurden wahrscheinlich in den meisten Fällen einfach nicht beachtet oder liegen gelassen.

Für Unternehmen oder Steuerberater ist die GoBD konforme Verfahrensdokumentation in aller Regel für Buchhaltung, Kassenführrung, die Belegablage, mobiles Scannen, ersetzendes Scannen (BSI TR-03138 ersetzendes Scannen RESISCAN), digitale Archivierung von Belegen Pflicht. Hauptsächlich für die digitalen Prozesse bzw. Verarbeitung mit der Unternehmenssoftware, mit der die digitalen Belege bzw. Digitalisate verarbeitet werden. Diese Prozesse sollten im Vordergrund stehen. Bargeldintensive Betriebe, Buchhaltung, Kassenführung, Kassenbücher, Kassenjournale stehen im Vordergrund der Betriebsprüfungen, bei denen eine Verfahrensdokumentation nicht fehlen sollten.

Mit einer einfachen und smarten cloudbasierten Software für Verfahrensdokumentation können Sie sehr schnell die gewünschten Ergebnisse erzielen. Aus GoBD konformen Vorlagen können Sie für Ihr Unternehmen die richtigen Bereiche dokumentieren. Die Software für Verfahrensdokumentation ist selbsterklärend und führt Sie mit einem Interview Leitfaden durch die benötigten Punkte. Mit der Software für Verfahrensdokumentatio smartdocu® können Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater oder vollkommen selbstständig alle kritischen Bereiche oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen dokumentieren. Historisierung und einen Bericht stehen am Schluss für Sie bereit. Nun steht auch für den Betriebsprüfer alles korrekt zur Verfügung.

Heute, Jahre später, trägt die Verfahrensdokumentation schön langsam die ersten Triebe. Aber weit gefehlt: nicht die Steuerberater oder deren Mandanten setzen sich mit dem Thema auseinander, sondern die Finanzbehörden sehen bei den ersten digitalen Betriebsprüfungen ganz genau hin und verlangen für den jeweiligen Prüfungszeitraum die entsprechende Verfahrensdokumentation.

Was passieren muss, passiert: Das Unternehmen kann keine Verfahrensdokumentation vorweisen. Naja, ist ja nicht so schlimm, denken sich alle. Doch stellt sich der Betriebsprüfer quer, nimmt er einfach eine Hinzuschätzung in Höhe von drei Prozent vor. Einfach so, lediglich weil die Verfahrensdokumentation fehlt. Der Unternehmer sieht dann fragend seinen Steuerberater an, der Steuerberater seinen Mandanten…

Die Möglichkeiten, welche am Ende des Tages übrig bleiben, sind dann recht überschaubar. Entweder die drei Prozent Hinzuschätzung annehmen, oder gegen die Hinzuschätzung Einspruch einlegen und zwischen zwei und fünf Jahren auf das Urteil vom Finanzgericht warten.

Sie als Mandant werden Ihrem Steuerberater vorwerfen, dass nichts unternommen wurde und er wird Sie darauf hinweisen, dass er Sie über die Verfahrensdokumentation informiert hat. Was bleibt, ist die Diskussion wer, was, wann und wieso nicht korrekt umgesetzt hat. Völlig überflüssig, denn Fakt ist: Jedes Unternehmen braucht eine Verfahrensdokumentation. Ende der Diskussion. Andernfalls kann es passieren, dass der Betriebsprüfer die oben beschriebenen Maßnahmen der Finanzbehörde umsetzt.

Mit smartdocu® ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation einfach, schnell und sicher.

Sie brauchen keine Verfahrensdokumentation? Weit gefehlt.

Sollten Sie oder Ihr Steuerberater zu dem Ergebnis kommen, dass in Ihrem Unternehmen keine digitalen Belege oder Transaktionen eingesetzt werden und daher keine Verfahrensdokumentation notwendig ist, sind Sie leider auf dem Irrweg. Aber wir möchten niemanden bevormunden. Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, ob eine Verfahrensdokumentation für das jeweilige Unternehmen sinnvoll ist oder nicht.

Im Folgenden ein paar Beispiele, wann eine Verfahrensdokumentation notwendig ist. Auch, wenn auf den ersten Blick vielleicht keine digitalen Belege vorhanden sind.

Das Führen eines digitalen Kassenbuches
Das Führen eines PC-Kassenprogrammes
Empfangen und Speichern von Rechnungen per E-Mail als Anhang
Versenden und Speichern von Bestellungen per E-Mail als Anhang
Empfangen und Speichern von digitalen Kontoauszügen
Versenden und Speichern von SEPA Dateien im Zahlungsverkehr
Ablage von digitalen Belegen auf einem EDV System
Ablage von digitalem Schriftverkehr auf einem EDV System
Erstellung von digitalen Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen
Speichern von digitalen Unterlagen und Abrechnungen für Firmenfahrzeuge
Speichern von digitalen Unterlagen zum Bewerbermanagement

Hier finden Sie weitere Hinweise & Bereiche, welche seit Einführung der GoBD am 01.01.2015 für Sie wichtig sein könnten. Diese Punkte sind seit Einführung der GoBD nicht mehr zulässig oder kritisch.

Schreiben von Rechnungen mit Word und Excel
Ablage dieser Rechnungen auf dem Dateisystem bzw. im Explorer der EDV Anlage
Ablage von E-Mails auf dem Dateisystem bzw. im Explorer der EDV Anlage
Ablage des Schriftverkehrs auf dem Dateisystem bzw. im Explorer der EDV Anlage
Keine Umsetzung zur Führung und Pflege einer Verfahrensdokumentation

Wir können Ihnen nur einen Rat geben: Nehmen Sie diese Informationen ernst. Es hilft keinem, sich darüber aufzuregen. Das macht die Sache nicht besser, ganz im Gegenteil. Warum? Weil Sie dann wieder wichtige Zeit verlieren.

Erstellen Sie Ihre Verfahrensdokumentationen mit smartdocu® - Einfach, schnell und sicher.

HIer finden Sie den YouTube Video zum Thema Verfahrensdokumentation

Hier finden Sie die Fragen und Hinweise zum Thema Verfahrensdokumentation für Unternehmen

Hinweis in eigener Sache:
Diese Thema wird kontrovers diskutiert. Ob es nun nötig ist oder nicht. Meinungen, Zwänge, Pflicht, Sinn, Unsinn, Nöte, Wichtigkeit, Sichtweisen, Anmerkungen, Strömungen oder der eigene Anspruch bzw. die persönliche Umsetzung spielen bei den Fragen keine Rolle. Für uns zählt die Information als wichtigster Hinweis.

Bin ich von meinem Steuerberater über die Verfahrensdokumentation informiert worden?
Das sollten Sie bitte mit Ihrem Steuerberater klären. Denn dieser hat eine gewisse Informationspflicht Ihnen als Mandant gegenüber, dass Sie als Unternehmen eine Verfahrensdokumentation benötigten. Dies bedeutet nicht, dass die Steuerkanzlei für Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen muss. Dafür sind Sie als Unternehmer selbst verantwortlich.
Gilt die Verfahrensdokumentation nur für die Zukunft oder auch für die Vergangenheit?
Diese Frage stellen sich viele. Dann warte ich eben, bis eine Betriebsprüfung ansteht, dann habe ich ja immer noch genug Zeit eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Warum jetzt was tun, was ich vielleicht nie brauche. Entschuldigung, weit gefehlt. Die Verfahrensdokumentation beschreibt die Vorgänge in der Vergangenheit im Unternehmen, die heute gar nicht mehr komplett und mit der nötigen Zeitachse bzw. zeitnah dargestellt werden können. Dies ist ein Irrglaube dem viele Unternehmerinnen und Unternehmer aufsitzen, die Verfahrensdokumentation kurzfristig und korrekt für die Vergangenheit erstellen zu können. Hier sollte das Unternehmen unbedingt kurzfristig handeln.
Ist nur das Kassenbuch oder die Buchhaltung von der Verfahrensdokumentation betroffen?
Die Fragen kann derzeit "JA" beantwortet werden, wenn es um eine Betriebsprüfung oder Kassenprüfung geht. Oft werden aber schon die vorgelagerten Prozesse wie CRM, ERP, Faktura oder Lagersysteme mit in die Prüfung einbezogen. Dann wäre auch dafür eine Verfahrensdokumentation sicher notwendig und Pflicht.
Was kann mir passieren, wenn ich keine Verfahrensdokumentation bei der Betriebsprüfung vorweisen kann?
Hier gehen die Meinungen leider ganz weit auseinander. Es kursieren „Horrormeldungen“ wie „Hinzuschätzungen“ oder „Verwerfen der Buchhaltung“, genau wie „es passiert überhaupt nichts“. Beides muss man einzuordnen wissen und dies sind immer spezielle Aussagen, die nur im Kontext mit den Informationen und den Hintergründen aus dem jeweiligen Unternehmen, das geprüft worden ist und den negativen Eigenschaften dort, die vom Betriebsprüfer festgestellt worden sind. In Bundesländern wie NRW reagieren die Betriebsprüfer empfindlicher auf das Fehlen der Betriebsprüfung, als in anderen Bundesländern. Entscheidend ist, dass das Thema Verfahrensdokumentation Fahrt aufnimmt und eine immer größere Rolle spielen wird.
Wer trägt die Veranwortung für die (fehlende) Verfahrensdokumentation?
Immer der Unternehmer, Geschäftsführer, Inhaber, usw. selbst. Für die Verfahrensdokumentation ist Ihr Steuerberater nur als Informant zu den ausgelagerten Prozessen nötig. Gegenüber dem Finanzamt, bzw. Betriebsprüfern oder den Behörden ist der Geschäftsführer der Ansprechpartner zum Thema Verfahrensdokumentation. Ihr Steuerberater sollte Sie nur zu dem Thema informiert haben.
Welche Unternehmensprozesse sollten dort als Basis enthalten sein?
Grundsätzlich stehen dort erst einmal die digitalen Prozesse (Auszug) im Vordergrund:
• Scannen von Belegen unabhängig ob am Scanner oder mobil mit einer APP gescannt wird
• Die digitale Verarbeitung von Belegbildern oder digitalen Rechnungen
• Digitale Kassenerfassungen, bzw. digitale Kassensysteme
• Wer, von wem und wie werden diese Daten im Unternehmen verarbeitet
• Wo werden diese Daten gespeichert, historisiert und geschützt
• Die Datensicherheit und der Datenschutz
• Welche Softwaresysteme kommen zum Einsatz

Eine komplette Liste aller Verfahren, hängt immer vom Einsatz der Systeme und Prozesse ab. Aber die GoBD gibt hier einen guten Anhaltspunkt, was umzusetzen ist. Ihr Steuerberater sollte Sie hier auch unterstützen können. ggf. greifen Sie auf externe Unterstützung von Digitalberatern zurück.
Müssen KMU Unternehmen jeder Größe eine Verfahrensdokumentation erstellen?
Grundsätzlich gilt, dass die Unternehmensgröße absolut keine Rolle spielt, ob eine Verfahrensdokumentation erstellt werden muss. Jedes Unternehmen benötigt diese Verfahrensdokumentation.
Unternehmensberater machen sich die Verfahrensdokumentation zu Nutze?
Je nachdem, von welcher Seite man das Thema betrachtet, sehen die Vor- und Nachteile für die Beteiligten durchaus differenziert aus. Der, der in der Mitte sitzt, also der Unternehmer profitiert am meisten bei dem Thema Verfahrensdokumentation. Unternehmensberater sehen eine einmalige Chance bei dem Thema Verfahrensdokumentation und IKS zu punkten und Unternehmen die nötigen Hilfestellungen für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation anzubieten. Am Ende der Kette steht derzeit der Steuerberater oder das Steuerbüro. Dabei gäbe es ein Beratungsfeld zu bestellen, dass so oft nicht mehr angeboten wird. Nur sind derzeit Themen akut und die Beratung der Unternehmen stehl leider hinten an. Hoffentlich wartet der Berufsstand nicht zu lange, um die Chance noch zu wahren. Einige Unternehmensberater und auch Steuerkanzleien haben dies schon erkannt und setzen auf das Pferd Beratung für die Verfahrensdokumentation und ernten die Erfolge.
Muss Software für Verfahrensdokumentation installiert werden?
Eine Softwareinstallation auf lokalen Systemen ist heute nur ein Hemmschuh und völlig unnötig. Danach müssen Sie Updates einspielen, administrative Zugriffsrechte gewähren oder können vielleicht ohne Update gar nicht weiterarbeiten. Mit der Cloud-Software von smartdocu® ist das alles nicht nötig. Einfach arbeiten, von wo und auf welchem technischen Gerät spielt dabei überhaupt keine Rolle. Egal ob für die Steuerkanzlei, den Mandanten oder den IT-Partner.
Sind Verfahrensdokumentation und Kollaboration wichtig?
Zuständig für die Verfahrensdokumentation ist der Unternehmer/in. Aber ohne Steuerkanzlei oder in größeren Betrieben mit dem technischen Support müssen alle drei Parteien perfekt zusammenarbeiten. Und das geht nur in einer Cloud-Lösung, wo alle Partner ohne technischen Grenzen die Informationen für die Verfahrensdokumentation zusammentragen können. Damit ist auch die fortwährende Pflege aller Informationen gesichert und Sie als Unternehmer/in auf der sicheren Seite. Das nennen wir einen wahren, unschätzbaren Vorteil für Kollaboration.
Spielt White-Labeling für Konzernlösungen in der Verfahrensdokumentation eine Rolle?
Sie möchten als Konzern gerne die Verfahrensdokumentation von smartdocu® im eigenen Rechenzentrum betreiben? Dann sollten Sie dies aber auch mit dem Brand ihres Unternehmens als White-Labeling Version tun. Damit steigt die Akzeptanz und Integraton der Softwarelösung sofort. Dies spart im Onboardingprozess viel Zeit und damit Geld.
Können Konzerne mit smartdocu® Company Übersichten einbinden?
Unternehmen und Konzerne, die über viele Niederlassungen, Shops, Aussenstellen, Verkaufsstationen, usw. verfügen, diese in Areas, Companyübersichten oder Einheiten unterteilen möchten, können dies mit smartdocu® perfekt organisieren. Sowohl für die Unternehmensorganisation, die Konzernverwaltung und natürlich zur Sicherheit und Übersichtlichkeit des Zustandes der Verfahrensdokumentation. Jeder Verantwortliche im Unternehmen möchte doch gerne wissen, wie der Stand der Verfahrensdokumentation in allen Areas oder Außenstellen permanent ist.
Können Konzerne die Lösung smartdocu® selbst hosten?
Große Unternehmen und Konzerne betreiben in aller Regel eine eigene IT bzw. ein Rechenzentrum. smartdocu® kann als Softwarelösung, mit dem nötigen Firmenbranding, den Inhalten zur Verfahrensdokumentation als eigene Lösung dort betrieben werden. Eigenes Hosting der Anwendung ist immer zum Vorteil des Kunden, wenn dies nötig sein sollte.
Brauche ich für die Erstellung der Verfahrensdokumentation einen Steuerberater?
Grundsätzlich erst einmal nicht. Das Unternehmen ist für die Darstellung der Prozesse selbst verantwortlich. Es kommt aber darauf an, welche Prozesse im Unternehmen, z.B. Buchführung, Rechnungswesen, CRM, ERP, Fakturation, Lager, Wareneinkauf, Fahrzeugverwaltung, Reisekosten, Personalverwaltung, Bewerberverwaltung, Lohnbuchhaltung, usw. ausgeführt werden. Und vor allen Dingen von wem werden diese Prozesse durchgeführt oder geprüft. Ist der Steuerberater mit in die Prozesse involviert, brauchen Sie seine Informationen zur Verfahrensdokumentation, bzw. zum IKS.
Wie werden die Themen Verfahrensdokumentation, IKS bzw. TAX Compliance für ein Unternehmen transparent abgebildet?
Diese Frage in einem oder zwei Sätzen korrekt zu beantworten wäre nicht möglich. Die Verfahrensdokumentation, IKS bzw. TAX Compliance hängen eigentlich sehr stark von den Prozessen im Unternehmen ab, die dort ausgeführt, umgesetzt und natürlich dann auch dokumentiert werden, um im Falle eines „Problems“ im Unternehmen nachweisen zu können, dass es zwar einen Fehler im Unternehmen gegeben hat, aber dieser trotz IKS und Verfahrensdokumentation aufgetreten ist. Damit wird das Thema „Vorsatz“ oder das hässliche Wort „Steuerverkürzung“ nicht sofort aufs Tablett gebracht.
Ist die Verfahrensdokumentation eine einmalige Sache, die zu erstellen ist?
Leider nein. Dieses Thema begleitet ein Unternehmen, egal wie groß, permanent und muss auch z.B. mindestens ein bis zweimal pro Jahr aktualisiert bzw. überprüft werden, ob die Prozesse im Unternehmen noch zur Dokumentation passen.
Welche Lösungsmöglichkeiten, Software oder Softwarelösungen für Verfahrensdokumentationen für Unternehmen gibt es?
Derzeit gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Immer abhängig von der Unternehmensgröße und dem Ziel das verfolgt wird. Von der PDF-Vorlage die viele kostenlos zur Verfügung stellen, bis hin zur Softwarelösung von smartdocu®, die als Cloud- oder Onlinelösung alle Voraussetzungen erfüllt. Vorlagen- oder Taxonomieverwaltung, Berichte, Historisierung, Kollaboration mit dem Steuerberater oder IT-Partner, IKS und TAX Compliance.
Kann ich als Unternehmen im Rahmen der „Go Digital“ Initiative des Bundes Förderleistungen beantragen?
Ja, über die Seite "Go-Digital" können, über das gleichnamige Förderprogramm, Förderleistungen für die digitale Umsetzung von Geschäftsbereichen beantragt werden. Hierzu gehören Leistungen wie „Digitalisierte Geschäftsprozesse“, „IT-Sicherheit“ bzw. „Digitale Markterschließung“. Über diese speziell geschulten Berater können Sie diese Leistungen beantragen und abrufen. Hier finden Sie Förderberater zu Ihrer Unterstützung.
Warum Papier-, Word oder PDF- Vorlagen für Verfahrensdokumentationen nicht ausreichend sind?
Sie brauchen schnell eine Verfahrensdokumentation, weil eine Betriebsprüfung ansteht. Was tun? Eine Vorlage kostenlos aus dem Internet herunterladen oder sich von einem Unternehmen eine Verfahrensdokumentation "Fremd" erstellen lassen. Machen kann man alles. Jeder ist sein eigene/r Unternehmer/in. Sie sollten sich aber auch darüber im klaren sein, welche Nachteile dies alles hat. Die einmalige Erstellung reicht überhaupt nicht aus. Damit haben Sie bei Papier, Word oder PDF Vorlagen schon ein Archivierungsproblem. Nicht wirklich eine Alternative zu smartdocu®.
Warum das Erstellen von Verfahrensdokumentation von Dritten oft problematisch wird?
Sie brauchen schnell eine Verfahrensdokumentation, weil eine Betriebsprüfung ansteht. Was tun? Sie lassen eine Verfahrensdokumentation schnell von Dritten erstellen. Bedenken Sie bitte, dass diese Personen keine detailierten Einblicke in Ihr Unternehmen hat, Sie aber ggf. Details präsentieren, die Sie nicht nach extern geben wollen und ganz zum Schluss kommt noch hinzu, dass wenn in der Betriebsprüfung Fragen auftauchen, Sie diese ggf. nicht beantworten können. Schlimmer noch, wenn die dritte Person nicht mehr zur Verfügung steht. Also alles auch keine wirkliche Alternative zu smartdocu®.
Wieviel kostet eine Verfahrensdokumentation für mein Unternehmen?
Diese Fragen wird am häufigsten gestellt. Muss ich dafür Geld ausgeben oder ist das nur wieder eine Masche von Staat bzw. meinem Steuerberater. Etwas beschäftigen muss man sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation im Unternehmen schon. Es mit einem Handstrich vom Tisch zu weisen geht einfach nicht. Laden Sie sich eine kostenlose PDF-Vorlage für eine Verfahrensdokumentation herunter und füllen diese aus. Oder geben Sie eine Verfahrensdokumentation schnell extern in Auftrag. Die Gefahr besteht, dass dort nicht die für Sie nötigen Bereiche vorhanden sind und Sie bei der nächsten Betriebsprüfung ggf. unangenehme Fragen bekommen. Gehen Sie zu Ihrem Steuerberater und sprechen ihn darauf an. Mit smartdocu® haben Sie und Ihr Steuerberater dafür die beste Lösung und Sicherheit in der Betriebsprüfung. Wieviel Geld es kostet, werden Sie als Unternehmer erst merken, wenn Sie keine oder die falsche Verfahrensdokumentation in Zukunft haben. Aber dann ist es zu spät.

Kostenlos wird es nie sein, weil dahinter fortwährendes Wissen und Weiterentwicklung stehen. So wie in Ihrem Unternehmen die Entwicklung auch immer weiter geht.

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