Software Rechnungswesen ECHTZEIT | Apotheke

Die Digitalisierung und Automatisierung in Apotheken im Rechnungswesen und der Finanzbuchhaltung in ECHTZEIT im Speziellen bzw. bei den ERP-Systemen schreitet im Schnitt schneller voran, als in anderen Unternehmensbereichen. Dies ist sehr einfach zu erklären, denn die Masse an Informationen und die Geschwindigkeit der Änderungen, lässt sich ohne digitales Rechnungswesen bzw. ERP-Systeme nicht meistern. Digitale Schnittstellen zu den ERP-Systemen müssen genutzt werden, um dies künftig sicherzustellen. Es gibt aber noch weitere  Punkte im digitalen Prozess, die noch besser abgestimmt sein sollten, um den Arbeitsalltag zu entlasten und die Information zu verbessern.

Ganz gleich ob Sie nur eine einzelne Apotheke, ein Verbund von Apotheken, ein Filial-Apotheke oder eine Internet Apotheke sind, können Sie diese Funktionen und Vorteile direkt nutzen.

• Direkte Einbindung der Lieferantenrechnungen im PDF ZUGFeRD Format im Rechnungswesen (Portal API-Transfer)
• ECHTZEIT Übermittlung des digitalen Rechnungsausgang incl. Belegbilder an die digitale Buchhaltung (hmd.apo-connect)
• ECHTZEIT Übermittlung des digitalen Kassenbuches an das digitale Rechnungswesen (hmd.apo-connect)

• ECHTZEIT Rückübermittlung der offenen Posten aus dem Rechnungswesen in das ERP-System (hmd.apo-connect)

Einfache, schnelle und vorallem direkte Verbindungen in der Finanzbuchhaltung in ECHTZEIT, liefern adhoc und zeitnah Ergebnisse im Rechnungswesen, als auch in den angeschlossenen ERP-Systemen in allen Bereichen.

Interne Verwaltungsaufgaben in Apotheken sind nie sehr willkommene Themen. Diese werden eher im Hintergrund oder nur wenn es unbedingt nötig ist, auf die Tagesordnung gesetzt. Oft wird die Finanzbuchhaltung auch beim Steuerberater oder anderen Dienstleistern erledigt und damit sind die vier Punkte von oben nicht mehr auf der Agenda in der Apotheke.

Die externe Finanzbuchhaltung wird in aller Regel nur einmal pro Monat erstellt. Damit fließen auch alle Zahlen aus der Apotheke, bzw. den ERP- und Kassensystemen nur einmal in diesem Zeitraum in die Finanzbuchhaltung. Bisher scheint dies ja ausreichend zu sein. In Zukunft sollte diese Zahlen aus den Vorsystemen wie Fakturation, Kasse, usw. direkt und adhoc der Buchhaltung zur Verfügung stehen. Stehen diese Werte nur einmal im Monat zur Verfügung, sind auch nur Auswertungen, Offene Posten, usw. erst verfügbar, wenn diese Zahlen verarbeitet worden sind. Das muss nicht sein und ist nicht mehr zeitgemäß, zumindest dort wo die monatlichen Zahlen aus den Auswertungen nicht mehr ausreichend sind.

Und genau hier wollen wir ansetzen, dies künftig noch zufriedenstellender zu lösen oder die Ansätze zu diesen Themen aufzugreifen und umsetzen.

Lösungen und Vorteile mit der direkten Kommunikation mit der Finanzbuchhaltung in ECHTZEIT

• Ausgangsrechnung mit Belegbildern stehen der Finanzbuchhaltung sofort zur Verfügung
• Eingangsrechnungen können direkt an die Finanzbuchhaltung digital übermittelt werden
• Auswertungen wie offene Posten und Zahlungsstände sind adhoc verfügbar
• ERP-Systeme können die offenen Posten oder Kundensalden der Debitor sofort anzeigen
• Controlling und Reports stehen adhoc und in Echtzeit zur Verfügung
• BI-Systeme können in Echtzeit Auswertungen erstellen

Die hmd-software AG liefert seit vielen Jahrzehnten sehr erfolgreich Softwarelösungen für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen oder Dokumentenmanagement bzw. Vertragsorganisation in ECHTZEIT an viele Apotheken jeglicher Größe in Deutschland.

Als Lösungen liefern wir im Echtzeit Rechnungswesen, die Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss und Controlling mit sehr vielen Funktionen, die sich an den Aufbau der lokalen Organisation in der Apotheke oder m Unternehmen richten und dort integriert werden. Spezielle Kontenpläne, Finanzbuchhaltung mit Kostenstellen oder Konsolidierungen, Auswertungen und Controlling incl. Der perfekte Support funktioniert über fachlich geschultes Personal, das jederzeit als Unterstützung zur Verfügung steht. Die digitale Ablage von Belegbildern, Verträgen, Dokumenten oder die Archivierung von Emails incl. DMS und Volltextsuche sind voll integrierte Lösungen, die natürlich mit dem Rechnungswesen im Einklang stehen.

Dabei spielt es keine Rolle, um welche Art oder Größe von Apotheken es sich handelt. Apotheken, Filial-Apotheken, Shop-Apotheken oder Internet-Apotheken. Entscheidend ist, ob die direkte Echtzeit Anbindung der lokalen ERP-Systeme über (hmd.apo-connect) der Apotheke einen Vorteil in der Verwaltung und Organisation bzw. Kundenbetreuung bietet.

Vorteile unserer Softwarelösung Finanzbuchhaltung in ECHTZEIT mit hmd.apo-connect

• Direkter und permanenter Zugriff auf die Zahlen der Finanzbuchhaltung
• Digitale und voll automatisierte Finanzbuchhaltung
• Echtzeit Schnittstellen mit hmd.apo-connect zu den ERP-Systemen
• Taggenaue Zahlungs- und Offene Posten Auswertungen
• Individuelle Auswertungen und Reports für Apotheken, statt Massenpakete und Einheitsauswertungen
• Integriertes Dokumentenmanagement für Belegbilder, Verträge, Dokumente, Email und Schriftverkehr
• BI Auswertungen in Echtzeit bzw. Realtime

Auswertungspakete, Controlling oder Report stehen ebenfalls in Echtzeit und adhoc zur Verfügung. Aus der großen Auswahl an mitgelieferten Auswertungen, wie BWA's, Reports und Controllingberichten können Sie jederzeit auswählen. Vergleiche in und über alle Zeiträume, unabhängig ob Sie Tage, Wochen, Monate oder Jahre mit bis zu 11 Vorjahren vergleichen ist Ihnen überlassen.

Wünschen Sie eine individuelle Gestaltung oder sogar ein an ihr CI angepasstes Design, ist dies immer möglich. Bei uns bekommen Sie keine Branchenpakete für Apotheken, sondern auf Sie zugeschnittene aussagefähige Auswertungen. Natürlich in Echtzeit.

Hand in Hand im digitalen Echtzeit Rechnungswesen für die Apotheke

Das betriebliche Echtzeit Rechnungswesen mit seinen Funktionen in der Finanzbuchhaltung harmoniert wunderbar und schafft wesentliche Vorteile für Sie.

• Spezielle geforderte Kontenpläne und Funktionen in jeder Größenordnung
• Offene Posten und Mahnwesen
• Automatische Verbuchungen und Kontoauszugsmanager
• Zahlungssysteme
• Kostenstellen und Kostenträgerrechnung
• Konsolidierung von Betrieben und Einrichtungen
• Auswertungen und Controlling incl. Berichtswesen
• Anlagenbuchhaltung
• Kassenbücher
• Einrichtungsbezogene Funktionen für Firmen und Mandanten
• Schnittstellen und Automatisierungen zu den Kassen- und ERP-Systemen
• Schnittstellen zu allen Steuerberaterungssystemen für DATEV, CSV- oder Textformate

sind komplett integriert.

Integriertes Dokumentenmanagement

Zu einem perfekten Echtzeit Rechnungswesen gehört auch ein voll integriertes Dokumentenmanagementsystem DMS. Über die strukturierten Ablagemöglichkeiten können Sie die jetzige Papierordnung komplett in die digitale Struktur einbinden. Zu unserem Dokumentenmanagementsystem gehört ebenfalls

• Prüfung von digitalen Eingangsrechnungen und Freigabe
• Schriftverkehr und Ablageprozesse
• DMS mit Korrespondenz und Email incl. Vorlagenverwaltung
• DMS mit Archivierungs- und Vollständigkeitsfunktionen
• DMS mit Verwaltungen von Verträgen und Laufzeiten
• DMS mit Personalverwaltung incl. Bewerbungsmanagment
• DMS mit Volltextsuche für alle Inhalte in den Dokumenten und Belegen
• Benutzerverwaltung und Zugriffsrechte
• u.v.m.

Die Produkte und Lösungen, die den Unterschied machen

Diese Bereiche können Sie mit dem Echtzeit Rechnungswesen mit voller Integration nutzen:

• Dokumentenmanagement
• DMS mit strukturierter Ablagelösungen für digitale Bereiche
• DMS mit Vertrags- und Archivlösungen für Belegbilder und Dokumente
• DMS mit Volltextsuche über alle Inhalte
• Workflow für die Prüfung von digitalen Eingangsrechnungen
• Lohn & Gehaltslösungen
• Abrechnungs- und Fakturasysteme für Vorschuss und Pauschalrechnungen
• Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Kalendersysteme

Die zusammenhängende Lösung schafft – gerade in digitaler und bei voller Echtzeit Integration – viele Vorteile.