Digitalisierung Finanzbuchhaltung | In ECHTZEIT

Papier, analoge Prozesse und manuelle Schnittstellen reduzieren und abschaffen

Die Vorteile einer digitalen ECHTZEIT Finanzbuchhaltung verschaffen Ihnen Übersicht, Schnelligkeit und Transparenz im Rechnungswesen für Mittelstand und bei KMU- Unternehmen. Digitale Prozesse, Aufgaben und Abläufe später zu automatisieren sind Grundlagen für die Zukunft. Die Sicherheit für das Personal, eine schnelle Umsetzung und die GoBD konforme Speicherung zu gewährleisten sind Standards. Dies alles schafft die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen in ECHTZEIT.

Weiterführende Prozesse, wie Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss, Dokumentenmanagement, ERP-Systeme, BI-System, sowie das gesamte Controlling in eine Einheit aus einem digitalen Datenbestand im Rechnungswesen zu sehen und in Echtzeit zu bearbeiten oder auszuwerten.

Hier zu den LIVE und Echtzeit Facts der Finanzbuchhaltung

In unserer digitalen Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen für den Mittelstand gibt es viele Möglichkeiten, bestimmte Arbeitsabläufe zu digitalisieren und automatisieren. Das beginnt bei Importroutinen, den digitalen Nutzdaten und endet bei den digitalen Auswertungen oder Auskünften in ECHTZEIT.

Eine digitale Buchhaltung adhoc, schnell und sicher zu erstellen, darf heute kein Hindernis mehr sein. Softwarelösungen in der Finanzbuchhaltung oder im Rechnungswesen müssen das leisten können. Digitale Steuererklärungen, digitale Auswertungen, ERP-Anbindungen in Echtzeit, BI Auswertungen Online bereitzustellen, sind die erklärten und umzusetzenden Ziele für die Zukunft. Alles andere ist nicht zu akzeptieren.

Checkliste erfolgreiche Umsetzung Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

• Ist die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Unternehmen erfolgreich?
• Unternehmen - Mittelstand | Erfolgreiche Umsetzung Digitalisierung Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen
• Unternehmen - Mittelstand | Potenzial zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Unternehmen?
• Unternehmen - Mittelstand | Digitale Datenherkunft und Beschaffung für die Digitalisierung Finanzbuchhaltung
• Unternehmen - Mittelstand | Infos und Erläuterungen für die Digitalisierung Finanzbuchhaltung?

Ist die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Unternehmen erfolgreich?

Erfolgreich und adhoc umsetzbar ist dies aber nur, wenn auch die Quellen, aus denen eine digitale Finanzbuchhaltung erstellt wird, digitale erschlossen und bereitgestellt werden. Digitaler Anschluss von ERP-Systemen in Echtzeit und endet bei der automatisierten Erkennung und Verbuchung von digitalen Belegbildern. Dazu gehören natürlich auch alle Vorsysteme zur digitalen Finanzbuchhaltung, wie Kassensysteme, Kontoauszüge, Eingangsrechnungen, Importdateien, usw.

Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen bei Unternehmen in ECHTZEIT sollte mit den heutigen technischen Möglichkeiten auf alle Fälle die treibende Kraft sein. Manuelle Schritte in der Finanzbuchhaltung bedeuten überall weniger Sicherheit, höhere Prüfaufwände bzw. Kontrolle und weniger Vereinfachung. Also Verlust an Zeit und Qualität.

Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung in allen Prozessen im Mittelstand und bei KMU Unternehmen sollte ein Ziel in der Zukunft sein. Von der  Echtzeitverarbeitung der Finanzbuchhaltung bis zum Controlling. Digitale Belegbilder, OCR-Erkennung, ERP-Anbindungen, BI-Anbindungen gehören bei uns auch zum gesamten digitalen Rechnungswesen. Als eine Einheit in ECHTZEIT sind die Vorteile unschlagbar.

Unternehmen - Mittelstand | Erfolgreiche Umsetzung Digitalisierung Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen

In 9 Schritten zur Digitalisierung Finanzbuchhaltung:

Wir haben Ihnen neun Einzelpunkte kurz dargestellt, damit Sie sich einen Überblick oder eine Bewertung zum eigenen Stand der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Unternehmen erstellen können. Klare zeitlich aufgeteilte Aufgaben und Meilensteine sind die Grundlage für eine Prozessoptimierung und Veränderung.

1. Allgemeine Hinweise

   Je nach Stand der digitalen Finanzbuchhaltung kann eine schrittweise Digitalisierung sehr sinnvoll sein. Prüfen Sie zuerst die heutigen manuellen Prozesse und binden dann digitale Kontoauszüge, digitale Belegbilder, den Import des Rechnungsausganges und die digitale Prüfung des Rechnungseingangs ein. Unterstützend sollten die Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konforme Verarbeitung vom 01.01.2015 geprüft sein. Ebenso ein integriertes Dokumentenmanagment zur digitalen Ablage der Belegbilder. Ebenso kann der Ansatz einer Echtzeitverarbeitung aller digitalen Prozesse incl. des Dokumentenmanagement als Zielstellung wichtig werden. Führt dieser Ansatz nicht zum Ziel, sind in Zukunft immer wieder Medienbrüche die Folge.

2. Information und Schulung für Personal & Mitarbeiter im Rechnungswesen
   

   Digitalisierung und Automatisierung werden Veränderungen für das Personal im Bereich Rechnungswesen mit sich bringen. Diese sollten vorab über die Prozessänderungen und Schritte informiert werden. Ebenso sollten mit dem Personal Schulungen der digitalen Prozesse duchgefüht werden. Dies erhöht die Akzeptanz und spart am Ende sehr viel Zeit für alle digitalen Prozesse.

3. Prozesse ermitteln und Aufgaben definieren

   Die manuellen und daraus entstehenden digitalen automatischen Prozesse in der Finanzbuchhaltung können durchaus komplex sein und Nebenwirkungen auf andere Rechnungswesenbereiche haben. Deshalb ist die Prozessermittlung und die Auswirkung vorab zu beschreiben. Dies ist auch nötig, um Verbesserungen bzw. Veränderungen durchführen zu können. Prozesse könnten z.B. der Import von Ausgangsrechnung mit Belegbildern aus Kasse und ERP-Systemen, Kontobewegungen von Banken - Sparkassen - PayPal - Kreditkarten, Automatische Dauerbuchungen und Ausgleichsbuchungen, Digitale Belegbilder mit Buchungsvorschlägen sein. Die daraus entstehenden Aufgaben für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten vorab bekannt sein.

4. Umsetzung einzelner Prozesse und Abhängigkeiten

   Für jeden manuellen Prozess der sinnvoll digitalisiert und automatisiert werden soll, gibt es überall Abhängigkeiten. Sei es bei der Verbuchung von Kontobewegungen nur die Beschaffung der Kontoauszüge oder für den Import von Ausgangsrechnungen den Zugriff auf das ERP-System bzw. die Bereitstellung der Datenbestände. Hier ist sowohl die Häufigkeit der Aufgabe, als auch der Zeitpunkt und Zeitraum zu definieren.

5. Kontrolle & Korrektur

   Gerade in der Umsetzungphase der Digitalisierung müssen Prozesse geprüft und die Auswirkungen bei den MItarbeiterinnen und Mitarbeitern kontrolliert werden. Ohne Kontrolle und ggf. Korrektur wird beim ersten kleinen Problem wieder die alte manuelle Vorgehensweise genutzt. Analoge Änderungen in einem neue digitalen Prozess sind vor allem nach vielen Jahren nur langsam durchsetzbar.

6. Unterstützung durch digitale Fachkraft - CDO (Chief Digital Officer)

   Eine digitale Fachkraft, ein Chief Digital Officer oder eine verantwortliche Person, die bei der digitalen Transformation die Prozesse und Aufgaben gleichmaßen ausführt und unterstützt, hat bisher in allen Unternehmen sehr gute erfolge erzielt. Zumindest sollte eine Person aus dem Kreise der zu digitalisierenden Prozesse federführend benannt werden.

7. Verfahrensdokumentation & IKS & Tax Compliance

   Je nach Unternehmensgröße, Branche und Digitalsierungsziel sollte das Thema Verfahrensdokumentation nicht unterschlagen werden. Warum, weil die Unternehmen verpflichtet sind, dies umzusetzen. Das Interne Kontrollsystem (IKS) ist auch zwingend umzusetzen, um die Geschäftsleitung vor diversen Pflichtverletzungen und Haftungsfragen zu schützen. In größeren Unternehmen steht Tax Compliance, das sowohl IKS und Verfahrensdokumentation einschließt meistens eh auf dem Plan bzw. muss integriert sein.

8. Unterstützung durch externe Mitarbeiter oder ein digitales Audit
   Gerne möchten wir Sie auf dem Weg in der Digitalisierung oder in der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen aktiv unterstützen. Erfahren Sie hier mehr zu diesem Thema.
9. Fazit der schrittweisen Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Unternehmen Mittelstand

   Je nach Stand der Digitalsierung im Unternehmen können Prozesse sofort umgesetzt und verändert werden. Andere Prozesse müssen erst definiert und angepasst werden. Wichtig sind immer einzelne Prozesse und Abhängigkeiten umzusetzen. Von Vorteil ist, wenn Sie Ihr Personal nicht vergessen, die alles umsetzen müssen, denn der Chef setzt die Digitalsierung in aller Regel nicht um.

Unternehmen - Mittelstand | Potenzial zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Unternehmen?

Wir wollen Ihnen zur Unterstützung einmal das Potenzial aufwählen, welche Bereiche in der Finanzbuchhaltung zu digitalisieren wären, bzw. dem Rechnungswesen später in der Gesamtsicht in Echtzeit zur Verfügung stehen. Wir haben das Potenzial nach Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss, Controlling bzw. die Auswertungen und Schnittstellen zusammengestellt. Sicher gibt es noch mehr individuelle Punkte, aber wir haben uns auf Kernpotenzial konzentriert.

1. Digitale Finanzbuchhaltung
   • Import von Eingangsrechnungen incl. Belegbilder in ECHTZEIT
   • Verarbeitung digitale Kontoauszüge incl. Lerndaten und maschinellem Lernen mit Buchungsvorschlägen
   • Digitale Kontoumsätze von allen Banken und Sparkassen, PayPal, Kreditkarten, Amazon, eBay, usw.
   • OCR - Unterstützung für Scannen von digitalen Ein- und Ausgangsrechnungen mit Buchungsvorschlägen
   • Digitale Prüfung von Eingangsrechnungen incl. Digitalisierung der Belege und Buchungsvorschlag
   • Integration eines internen revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem
   • Dauerbuchungen, Rechnungsabgrenzung, automatsiche Verbuchungen, Ausbuchungen, usw.
   • Digitaler Zahlungsverkehr mit Zahlungsvorschlagslisten, SEPA und Lastschriften mit Abgleich der OPOS
   • Import von Lohnbuchungsjournalen mit Kostenstellen und Kostenträgern
   • Belegarbeitung über externe Portale wie GetmyInvoices mit Buchungsvorschlägen
   • Import von Daten aus Kassenprogrammen oder Kassensystemen
   • Vollständigkeitsprüfen und digitaler Abstimmstatus für Konten
   • Kommentar und Infohinweise für Kontoinformationen und Buchungssätze
   • Automatische Buchungsaktivierungen für Dauer-, Abschreibungs- und Rechnungsabgrenzung
   • Anbindung Zahlungsdienstleister für den Onlinehandel wie z.B. Jera
   • Mehrbenutzerzugriff und Benutzerkontrolle
2. Digitale Anlagenbuchhaltung
   • Direkte ECHTZEIT Anbindung an die Finanzbuchhaltung
   • Direkte ECHTZEIT Anbindung an den Jahresabschluss
   • Sofortige Erfassung der Wirtschaftsgüter bei der Verbuchung
   • Direkte oder indirekte Verbuchung der Abschreibungswerte
   • Import und Buchungsvorschläge für PDF ZUGFeRD und X-Rechnungen
   • Digitalisieren der Rechnungseingangsbelege zum Wirtschaftsgut und der Buchungserfassung
   • Erfassen der erweiterten Daten für Fahrzeuge, Gebäude und Grundstücke
3. Digitaler Jahresabschluss
   • Erstellung Handels- und Steuerbilanzen in voller digitaler Umgebung
   • Konsolidierungen, Gesellschafterverwaltung, Ergebnisverteilung
   • Sonder- und Ergänzungsbilanzen
   • Fremdsprachen, IFRS und individuelle Gliederungen und Auswertungen
   • Latente Steuern, Kapitalkontenentwicklung und Schuldzinsen
   • Direkte Erstellungen Bundesanzeiger und direkte Übermittlung
   • Direkte Erstellung E-Bilanz und direkte Übermittlung
   • Checklisten, Fertigstellungsstatus und Plausiprüfungen
   • Mehrbenutzerzugriff und Benutzerkontrolle
   • Standard- und Erweiterungstaxonomien für alle Branchen
   • Bearbeitungs- und Präsentationsansichten mit Drill-Down bis zur tiefsten Ebene
   • Reporting und Berichtswesen
4. Digitale Auswertungen und Controlling
   • Ausgabe von Auswertungen sofort als digitales Dokument
   • Bereitstellung der Auswertungen im Dokumentenmanagement und in der Cloud
   • Bereitstellung der Auswertungen in Echzeit mit Drill-Down bis in die letzte Ebene
   • Echtzeit Controlling mit individuellen Reports und Auswertungen
   • Planrechnungen, Budget- mit Kostenstellen und Kostenträgern
5. Digitale Schnittstellen zu ERP, BI oder Lohn & Gehalt in Echzeit
   • Stammdatenaktualisierungen Personen- und Kundenkonten aus ERP-Systemen in Echtzeit
   • Echtzeit Rückkanal bzw. Bereitstellung Offene Posten Werte für ERP-Systeme mit SQL oder API Funktionen
   • Direkte Zugriff durch externe BI-Systeme z.B. durch Microsoft BI oder LucaNet

Nehmen Sie einfach diese Punkte in Ihre interne Checkliste mit auf und prüfen, welche Prozesse bei Ihnen möglich sind, bzw. welche schon umgesetzt oder noch nicht umgesetzt worden sind.

Unternehmen - Mittelstand | Digitale Datenherkunft und Beschaffung für die Digitalisierung Finanzbuchhaltung

Digitale Datenquellen, die für die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung verwendet werden sollen, müssen zuerst einmal erkannt, benannt und dann zur Verfügung gestellt werden. Dies möglichst reibungslos und ohne manuelle Eingriffe durch Benutzer oder Anwender.

Die wichtigsten 7 Datenquellen für Unternehmen im Mittelstand haben wir Ihnen hier für Sie aufgeführt. Sicher gibt es noch mehr individuelle Datenquellen, diese sind dann aber meistens im Rahmen der Unternehmensprozesse individuelle vorhanden.

1. Kontoauszüge bzw. Kontenumsätze für Banken, Sparkasse und Online Zahlungsdienstleister
   Kontoumsätze in den Formaten MT940, camt.53, CSV, Text und Excel können heute von allen Zahlungsdienstleistern digital bereitgestellt und exportiert werden. Diese Datenbestände sollten automatisiert beschafft und der digitalen Buchhaltung zur Verarbeitung, Prüfung und Verbuchung mit Buchungsvorschlägen bereitgestellt werden. Maschinelles Lernen und globale Lerndaten unterstützen diesen Prozess enorm.
2. Verbuchung der Rechnungsausgänge aus ERP- und Fakturaprogrammen
   Für die Verbuchung der Rechnungsausgänge gilt eine ganz klare Regel. Je mehr Buchungen, je mehr Kunden, desto sicherer muss die Anbindung der Datenbestände sein. Ob mit einer Schnittstellendatei, einer SQL-Anbindung oder API-Anbindung arbeiten, hängt davon ab, wieviel Echtzeit Sie gerne haben möchten. Kundenstammdaten, Zahlungsverhalten und Sperren müssen importiert werden. Ob die Belegbilder aus der Faktura mit in das DMS der Finanzbuchhaltung übertragen werden, ist Ermessenssache.
3. Verbuchung von Kassenprogrammen oder Kassensystemen
   Viele Unternehmen haben diverse Kassen oder bargeldintensive Betriebe sogar ganze Kassensysteme. Auch  hier gilt, je mehr Kassen und je größer der bargeldintensive Betrieb, je sicherer müssen die Schnittstellen sein. Datenübertragungen per Dateien mit Email oder FTP Downloads gehören ins Archiv bzw. auf den Speicher.
4. Verbuchung von Eingangsrechnungen mit Prüfung und Workflow
   Eingangsrechnungen werden in vielen Unternehmen noch manuell gebucht und nicht digitalisiert. Oft sind es nur wenige Rechnungen, wo sich der Aufwand scheinbar nicht lohnt. Wir finden aber, das Eingangsrechnungen digitalisiert gehören. Ob jetzt einfach per Scanner oder Workflow mit Prüfung, Zahlungsverkehr und Fibuübergabe, hängt von jedem selbst ab.
5. Verbuchung von Lohn- und Gehaltsjournalen mit Kostenstellen und Kostenträgern
   Jedes gängige Lohn- und Gehaltsprogramm kann heute das Lohnjournal in ein lesbares Exportformat bereitsstellen. Dies gehört ebenso in den digitalen Aufgabenbereich einer Finanzbuchhaltung, auch wenn diese Lohnbuchungen nur einmal bis zweimal im Monat benötigt werden oder nur sehr wenig manuellen Aufwand darstellen. Hier geht es nicht um die Menge, sondern dass diese Daten digital bereitstellt und übemittelt, bzw. importiert werden.
6. Verbuchung von Buchungsvorschlägen aus dem Onlinehandel
   Gerade im Onlinehandel sind die Datenmengen für die Finanzbuchhaltung meistens extrem hoch. Schwierig zu verbuchen, Auslandstreuern, OSS, MOSS, Lieferschwellen und Liefergrenzen. Viele Steuersätze aus unterschiedlichen Ländern, Europäische Union oder nicht. Diese Datenquellen müssen so digital und automatisiert werden, das manuelle Eingriffe und Korrekturen nur minimal durchgeführt werden müssen.
7. Gescannte digitale Belegbilder incl. OCR-Erkennung und Buchungsvorschlägen
   Wer seine Ausgangsrechnung und Eingangsrechnungen einfach nur scannen möchte, kann diese auch sehr effektiv durch unsere OCR-Erkennung laufen lassen, die dann im Hintergrund aus den Daten die nötigen Buchungssätze erstellt und vorschlägt. Maschinelles Lernen, globale Lerndaten und die Verbindung auf den gesamten Datenbestand der Finanzbuchhaltung erzeugt selbst hier sehr gute Ergebnisse und hilft bei der Digitalisierung.
8. Schnittstellen zu Dritt-Systemen die derzeit nicht an der Echtzeit Integration teilnehmen können
   Sicher gibt es noch viele externe Systeme, mit denen in den Unternehmen gearbeitet wird, die nicht direkt oder nur über den Austausch von Schnittstellendateien angebunden sind. Je nach Menge und Informationsgehalt sollte entschieden werden, ob sich die Echtzeit-Anbindung lohnt oder eher zu vernachlässigen ist.

Finden Sie für sich die nötigen und wichtigsten Punkte heraus, setzen die Priorität nach Aufwand, Nutzen und Performance für die Umsetzung der Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung im Mittelstand.

Unternehmen - Mittelstand |  Infos und Erläuterungen für die Digitalisierung Finanzbuchhaltung?

Rechnungswesen der Zukunft bedeutet Digitalisierung - In ECHTZEIT - Viele Vorteile stehen für Ihr Unternehmen und das Personal der Finanzabteilung sofort zur Verfügung. Maschinelles Lernen unterstützt die Automatisierung und Digitalisierung in der digitalen Buchhaltung. Dabei werden sowohl die lokalen Datenbestände aus dem Unternehmen, OCR-Ergebnisse von Belegbilder, digitale Kontoauszugsdaten bzw. Kontoumsätze der Bankkonten, Zahlungsverkehr und externe Cloud-Dienste wie Creditreform oder Google in die Suche mit einbezogen.

Unterstützung durch maschinelles Lernen in der Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen - mit einer digitalen Finanzbuchhaltung.

Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen für den Mittelstand und KMU Unternehmen.

Die Größe des Unternehmens spielt eine untergeordnete Rolle. Egal ob für Kleinbetrieb, Mittelständler oder Großunternehmen. Im Rahmen der Vereinfachung müssen alle technisch sinnvollen und machbaren Szenarien herangezogen werden. Die Anforderungen an die Mitarbeiter müssen von der Automatik abgelöst werden, denn nur dann ist der Weg frei, um zusätzliche Leistungen, wie betriebswirtschaftliche Beratung, Controlling oder Planung einzuführen.

Praxisnahe Softwarelösungen für die Digitalisierung und Automatisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen Mittelstand und KMU.

Alle Automatikfunktionen sind in der hmd-software voll integiert. Alle Prozesse, sowohl die gesamte Echtzeitverarbeitung im Rechnungswesen, aber auch die volle Digitalisierung im Rechnungswesen von der Finanzbuchhaltung bis zum Controlling sind gesetzt. Die Anbindung von digitalen Belegbildern, OCR-Erkennung, ERP-Anbindungen, BI-Anbindungen gehören bei uns auch zum digitalen Rechnungswesen bzw. der digitalen Finanzbuchhaltung. Ein Echtzeit Rechnungswesen mit der kompletten Digitalisierung für den Mittelstand ist Ihr Schritt in die Zunkunft.

Unsere Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen für den Mittelstand bzw. KMU-Unternehmen kann überall integriert werden.