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Automatisierung Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung in Echtzeit - Automatisierung

Lassen Sie Ihre Software für sich arbeiten.

Automatisierung Rechnungswesen & Finanzbuchhaltung in Echtzeit

Eine digitale Finanzbuchhaltung hat klare Vorteile. Wichtig ist, dass die zu automatisierenden Abläufe und Prozese sicher, digital, schnell und GoBD konform vonstatten gehen. Als Unterstützung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rechnungswesen.

Hier zu den LIVE und Echtzeit Facts der Finanzbuchhaltung

In unserem digitalen Finanzbuchhaltungprogramm gibt es viele Möglichkeiten, bestimmte Arbeitsabläufe zu automatisieren. Das beginnt bei Importroutinen und endet bei der automatisierten Erkennung und Verbuchung von Fibu-Belegen.

Automatisierung heißt auch, Kontoauszüge, Bankbelege, Stammdaten, Debitoren, Kreditoren, Belege usw. zu verarbeiten. Es muss nicht sein, dass Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter der Finanzbuchhaltung immer wieder diese stupiden und gleichen Arbeitsschritte manuell ausführen.

Die Rationalisierung der Finanzbuchhaltung im Unternehmen sollte mit den heutigen technischen Möglichkeiten auf alle Fälle die treibende Kraft sein. Aber auch nicht jeder automatische Schritt in der Finanzbuchhaltung heißt mehr Sicherheit und Vereinfachung. Eine Prozessbeschreibung über die Verfahrensdokumentation, bzw. die Unterstützung von IKS und Tax Compliance führen zu weiteren Verbesserungen.

Schrittweise Automatisierung Finanzbuchhaltung?
Vorher erfolgt aber zumindest in einigen Bereichen die Digitalisierung. Das kann je nach Stand der Finanzbuchhaltung durchaus sinnvoll sein. Prozesse wie die Integration der digitalen Kontoauszüge aus den Bankkonten, Erzeugen von Buchungsvorschlägen, Automatische Verbuchung von Importschnittstellen vom Rechnungsausgang oder Kassenbüchern. Ein integriertes Dokumentenmanagement und eine GoBD konforme Durchführung ist Pflicht. Automatisierung heißt auch Dokumentation der Prozesse in einer Verfahrensdokumentation.

Die Automatisierung der digitalen Finanzbuchhaltung ist das Hauptaugenmerk. Alle Prozesse, sowohl die gesamte  Echtzeitverarbeitung der Finanzbuchhaltung bis zum Controlling sind die Gradmesser. Digitale Belegbilder automatisiert verarbeitet, OCR-Erkennung, ERP-Anbindungen, BI-Anbindungen gehören bei uns auch zum gesamten digitalen automatisierten Rechnungswesen. Die Vorteile sind unschlagbar.

Automatisierte Prozesse im Rechnungswesen Unternehmen Mittelstand

Die Automatisierung folgt immer den gleichen Vorgaben und Prozessen. Die digitalen Datenbestände werden nur durch andere Prüfroutinen und automatische Prozesse erweitert.  Mit maschinellem Lernen wird dort wo es notwendig ist, die Automatisierung unterstützt.

  • Automatische Beschaffung der digitalen Datenbestände
  • Automatische Verarbeitung und Prüfung der Buchungsvorschläge zur Verarbeitung
  • Präsentation der Vorschläge bei Start der Finanzbuchhaltung zur Verbuchung
  • Prüfung und Verarbeitung der Vorschläge und automatische Verbuchung
  • Maschinelles Lernen unterstützt und lernt bei den automatischen Prozessen
  • Freigabe und Bereitstellung der digitalen Auswertungen und Dokumente
  • Weiterverarbeitung von digitalen Dokumenten, Verträgen oder Auswertungen
  • Unterstützung durch das integrierte Dokumentenmanagement
Welche Prozesse sind in der Finanzbuchhaltung zu automatisieren?

Hier finden Sie einen Auszug aus den Standardprozessen, die am besten in der digitalen Finanzbuchhaltung im Unternehmen Mittelstand automatisiert werden können. Das integrierte revisionssichere Dokumentenmanagement ist ein Bestandteil der Automatisierung, damit die rechtlichen Grundlagen für die GoBD bzw. das ersetzende Scannen erfüllt werden.

  • Verarbeitung von digitalen Kontoauszügen und Kontobewegungen

    MT940, camt.52, camt.53, PayPal, Kreditkarten, Text- und Excelformaten

  • Verarbeitung von digitalen Exportdaten aus Kassenbuchprogrammen oder Kassensystemen

    Excel, CSV, Text, XML-Formate mit und ohne Belegbilder

  • Verarbeitung von digitalen Exportdaten aus ERP- oder Faktura Lösungen

    Excel, CSV, Text, XML-Formate mit und ohne Belegbilder

  • Digitale Belegbilder mit OCR-Erkennung und Unterstützung von maschinellem Lernen

    Digitale Belegbilder Eingangsrechnunge, Rechnungsportalen wie GetMyInvoices, ERP-Systemen und Faktura Lösungen per API-Schnittstelle.

  • Automatische Buchungen, Abstimmungen, Korrekturen und Auflösungen

    Verbuchung der Afa, Kontoabstimmungen, Kontoauflösungen, Wertberichtigungen, Aktive Rechnungsabgrenzung, Passive Rechnungsabgrenzung, Steuerverbuchungen, Rückstellungen, Private Nutzung, Eigenverbrauch, Bewirtungsaufwand, Abgrenzung Versicherungen, Dauerbuchungen, Ergebnisverbuchung, Gesellschafterverrechnung, Zinsen, Kapitalkontenverrechnung, Verrechnung Konsolidierung, usw.

  • Bereitstellung Offene Posten für ERP-Systeme | Rückkanal API

    Per API können ERP-Systeme adhoc die offenen Posten für die bessere Kundenanzeige nutzen

  • Rechnungsarchiv für digitale Belegbilder in Volltextsuche

    Volltextsuche über aller Belegbilder und Dokumente für den gesamten Rechnungsein- bzw. Rechnungsausgang mit einer Volltextsuche, damit digitale Belegbilder nach allen Informationen durchsucht werden können. z.B. nach Bestellnummer, Seriennummer oder Garantiedaten.

  • Fazit aus der Automatisierung der Prozesse in der Finanzbuchhaltung im Unternehmen Mittelstand
    Bessere, schnellere und genauere Adhoc-Auswertungen für die Möglichkeit der permanenten Verbuchung in der Finanzbuchhaltung in Echtzeit. Große Zeitersparnis und Sicherheit im gesamten Verarbeitungsprozess.
Übersicht automatischer Prozesse Finanzbuchhaltung im Unternehmen Mittelstand

Prozess-Automatisierung in Unternehmen | Import Rechnungsausgangsbuch

  • Permanente oder aufgabenbasierte automatisierte Bereitstellung von Schnittstellendaten
  • Basis sind ERP-Systeme per Datei oder API-Anbindung - mit oder ohne Belegbilder
  • Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte
  • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
  • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
  • Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
  • Verbuchung Debitoren, Stammdaten und offene Posten
  • Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendateien und Belegbilder im Dokumentenmanagement
  • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
  • Fazit
    Es macht keinen Sinn diese Datenbestände per Filesystem und CSV oder Exceldateien zu verarbeiten, weil damit Manipulation und manuelles Eingreifen durch den Bediener für den Import nötig ist, was zu Fehlern und manuellen Tätigkeiten führt. Dies ist zu vermeiden.

Prozess-Automatisierung im Unternehmen | Import Rechnungseingangsbelege

  • Bereitstellung Softwarelösung für den Workflow von Eingangsrechnungen
  • Digitalisierung von Eingangsrechnungen in der Softwarelösung
  • Unterstützung oder OCR und maschinellem Lernen bei der Belegerkennung
  • Verarbeitung der Lerndaten für Personenkonten, Offene Posten, Belegnummern, usw.
  • Fachliche Prüfung und Freigabe der Lieferantenrechnung
  • Mögliche Bezahlung der Rechnung Adhoc im Workflow
  • Freigabe der Rechnungen zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung
  • Verbuchung des Rechnungsvorschlages incl. Zahlungsdaten und offene Posten
  • Zuordnung der Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der digitalen Belegbilder im Dokumentenmanagement
  • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
  • Fazit
    Es müssen keine Übergabeläufe, Importläufe oder Festschreibungen von Vorläufen durchgeführt werden. In der Echtzeit Finanzbuchhaltung im Unternehmen Mittelstand ist nur contra produktiv und ein manueller Prozess.

Prozess-Automatisierung im Unternehmen | Kontobewegungen - Kontoauszüge

  • Permanente oder aufgabenbasierte automatisierte Bereitstellung von Kontoauszügen und Kontobewegungen
  • Bereitstellung der Kontobewegungen über Rechenzentrum oder digitale Servicedienste von Banken und Sparkassen
  • Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte und Kontoinformationen
  • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungsvorschläge
  • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
  • Prüfung, Bearbeitung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
  • Verarbeitung der Lerndaten für Konto und Kontoauszüge, Personenkonten, Offene Posten, usw.
  • Vollautomatische Verbuchungen der Kontoauszüge mit offenen Posten Ausgleich, Belegbilder, usw.
  • Verwendung von allen Bankformaten, Kreditkarten, PayPal und sonstigen Zahlungssystemen
  • Prüfung Kontosalden und Abschlusswerten
  • Zuordnung der Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendateien und digitalen Belegbilder im Dokumentenmanagement
  • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
  • Fazit
    Das manuelle tägliche Abrufen von Kontowegungen über Fremdprogramme ist zu vermeiden, da hier immer wieder manuelle Tätigkeiten und Eingriffe im Prozess notwenig sind. z.B. die Zwei Faktor Authentifizierung (2FA), usw.

Prozess-Automatisierung im Unternehmen | Kassenbücher oder Kassensysteme

  • Bereitstellung Schnittstellen Dateien aus Kassenbuchprogrammen oder Kassensystemen
  • Übermittlungen über Cloudportale oder direkte API-Schnittstellen
  • Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte
  • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
  • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
  • Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
  • Verbuchung Sachkonten, Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
  • Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendaten und Belegbildern im Dokumentenmanagement
  • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
  • Fazit
    Jede modere Kassenlösung bzw. jedes Kassensystem kann heute die Datenbestände in ein lesbares Datenformat exportieren und speichern. Am besten natürlich mit den Belegbildern und Kassendokumenten bzw. Kassenberichten.  Der Transport der Daten per Email sollte möglichst eingeschränkt werden.

Prozess-Automatisierung im Unternehmen | Digitale Belegbilder aus Rechnungen und Kostenbelegen

  • Bereitstellung digitaler Belegbilder aus Scan, Importen, Rechnungsportalen oder API-Schnittstellen
  • Automatische Verarbeitung Belegbilder über eine OCR-Erkennung
  • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
  • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
  • Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
  • Verbuchung Sachkonten, Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
  • Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Belegbildern im Dokumentenmanagement
  • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
  • Fazit
    Die Verarbeitung von digitalen Belegbildern mit Rechnungsdaten sollte für alle Firmen die gebucht werden, bei denen die Rechnungsdaten einer gewissen Wiedererkennung unterliegen. Für Firmen mit vielen Einzelrechnungen aus Barverkäufen sollten anderen Möglichkeiten genutzt werden, wie z.B. der Import aus den Faktura oder ERP-Systemen.

Prozess-Automatisierung im Unternehmen | Digitale Auswertungen

  • Freigabe der Tages, Wochen, Monats- Quartals oder Jahresauswertungen durch die Abteilung Rechnungswesen
  • Vollautomatische Erstellung der Auswertungen durch hinterlegte Auswertungs Job
  • Vollautomatische Ablage der Auswertungen im Dokumentenmanagementsystem in der Ablage
  • Auf Wunsch Freigabe des Prozesse durch das Personal für die Auswertungen
  • Automatische Bereitstellung der Auswertungen im Cloudarchiv für externe Zugriffe
  • Automatischer Versand einer Email an den Empfänger über neue Dokumente
  • Automatisches Setzen eines Lesekennzeichens, wenn der Empfänger die Auswertungen gelesen hat
  • Abschluss des Prozesses mit Eintrag im Steuercontrol und Abschluss des Auftrages
  • Fazit
    Somit geben Sie dem Empfänger der Auswertungen die Möglichkeit, seinen Auswertungen auf jedem technischen Endgerät, zu jeder Zeit, an jedem Ort zu lesen. Ohne Speicherung der Email und des Anhangs auf einem Endgerät.

Prozess-Automatisierung im Unternehmen | Digitale Unterschrift Verträge, Steuerabgaben und Dokumente

  • Freigabe des Prozesses für Dokumente, Verträge oder Steuerabgaben im Dokumentenmanagement
  • Automatische Bereitstellung der Dokumente im Cloudarchiv für externe Empfänger
  • Automatischer Eintrag im Steuercontrol zur Überwachung der Steuerabgaben und Aufträge
  • Automatischer Versand einer Email an den Expfänger über neue digitale Unterschriften
  • Freizeichnung Dokumente im Cloudarchiv durch den externen Mitarbeiter oder Empfänger
  • Abschluss des Prozesses und Speicherung im Dokumentenmanagement
  • Abschluss des Prozesses mit Eintrag im Steuercontrol und Abschluss des Auftrages oder Vertrages
  • Fazit
    Einfache Freizeichnung oder Unterschrift für Steuerabgaben und Dokumente mit jedem mobilen Endgerät auch per SMS.

Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen für den Mittelstand und den Bereich KMU-Unternehmen.

Rechnungswesen der Zukunft bedeutet Automatisierung - In Echtzeit - Viele Vorteile für Ihr Unternehmen und das Personal der Finanzabteilung sofort zur Verfügung. Maschinelles Lernen unterstützt die Automatisierung in der digitalen Finanzbuchhaltung. Dabei werden sowohl die lokalen Datenbestände aus dem Unternehmen, OCR-Ergebnisse von Belegbilder, digitale Kontoauszugsdaten der Bankkonten und externe Cloud-Dienste wie Creditreform oder Google in die Suche mit einbezogen.

Echtzeit in der Automatisierung im Rechnungswesen - mit einer digitalen Finanzbuchhaltung.

Die Größe des Unternehmens spielt eine untergeordnete Rolle. Egal ob für Kleinbetrieb, Mittelständler oder Großunternehmen. Im Rahmen der Vereinfachung müssen alle technisch sinnvollen und machbaren Szenarien herangezogen werden. Die Anforderungen an die Mitarbeiter müssen von der Automatik abgelöst werden, denn nur dann ist der Weg frei, um zusätzliche Leistungen, wie betriebswirtschaftliche Beratung, Controlling oder Planung einzuführen.

Praxisnahe Softwarelösungen für die Automatisierung des Rechnungswesen im Mittelstand.

Alle Automatikfunktionen sind voll integiert. Alle Prozesse, sowohl die gesamte Echtzeitverarbeitung im Rechnungswesen, aber auch die volle Digitalisierung im Rechnungswesen von der Finanzbuchhaltung bis zum Controlling sind gesetzt. Die Anbindung von digitalen Belegbildern, OCR-Erkennung, ERP-Anbindungen, BI-Anbindungen gehören bei uns auch zum digitalen Rechnungswesen bzw. der digitalen Finanzbuchhaltung. Ein Echtzeit Rechnungswesen mit der kompletten Digitalisierung für den Mittelstand ist Ihr Schritt in die Zunkunft.

Finden Sie einfach heraus, was wir in diesem Bereich zu bieten haben:

In dieser OnlineDemo zeigen wir Ihnen, welche Funktionen und Vorteile die nachfolgenden Programme zu bieten haben und wie Sie damit mehr Sicherheit und Komfort in Ihre tägliche Arbeit bringen:

Unsere Automatisierung des Rechnungswesen für den Mittelstand bzw. KMU-Unternehmen kann überall integriert werden.

Unsere
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