Das Importtool: Datenbestände spielend leicht einlesen

Effizienz und Sicherheit spielen in der täglichen Bearbeitung von Belegen und Buchhaltungen eine große Rolle. Mit dem hmd.importtool sind alle Mitarbeiter im Unternehmen in der Lage, Datenbestände automatisch in die Buchhaltung einzulesen.

Die zunehmende Automatisierung und Digitalisierung soll den Unternehmen den Weg für den Datenaustausch auf allen Ebenen vereinfachen. Heute ist dieser Weg immer noch sehr aufwendig, vor allem für den Sachbearbeiter, der die meisten Dateien von seinem Kunden per E-Mail bekommt.

Sehen wir uns diesen Fall doch einmal etwas genauer an, bzw. die Prozessschritte, die hier erst vom Kunden und dann vom Sachbearbeiter korrekt ausgeführt werden müssen. Zuerst erstellt der Kunde die entsprechende Schnittstellendatei aus seinem System und speichert die Datei lokal auf seinem System. Dann versendet er die Datei, als Anhang per Mail an den zuständigen Sachbearbeiter im Unternehmen. So weit so gut.

Folgende Probleme sind hier schon vorprogrammiert:

Wird die richtige Datei vom Dateisystem des Kunden in die Mail eingefügt?
Kann die Datei, wg. der Größe, überhaupt per Mail verschickt werden?
Kommt die E-Mail beim Sachbearbeiter überhaupt an (Sicherheit, Firewall, Mailanhänge usw.)?
Können hier überhaupt Dokumente und Belege mit übertragen werden?
Ist das ZIP Format korrekt, um es beim Sachbearbeiter zu öffnen?

Nehmen wir einmal an, die Datei kommt trotz der Hürden bis zum Server des Unternehmens, bzw. die E-Mail wird vom Provider oder dem lokalen Mailsystem abgerufen und der Sachbearbeiter erhält die Datei in seinem E-Mail Client. Dann sind folgende Schritte nötig: Die Anhänge müssen wieder lokal zwischengespeichert werden, ZIP-Dateien entpackt, die Ergebnisse zwischengespeichert und sich (hoffentlich) der Pfad wo das alles liegt, gemerkt werden. Ein unsäglicher Prozess, der vor lauter Problemen und Fehlern einfach nur so darum bittet, etwas falsch zu machen.

Jetzt muss der Sachbearbeiter auch noch das Programm im Unternehmen starten, hoffentlich den richtigen Importpfad und die richtigen Dateien und Belege auswählen und importieren. Und das zur heutigen Zeit. Die EDV sollte die Prozesse vereinfachen und helfen und nicht derart kompliziert machen. Von der Sicherheit einmal ganz abgesehen. Denn die besteht in diesem Prozess - dem Versand der Daten per Email - überhaupt nicht. Gespannt sein darf man auch, ob der Ablauf im Rahmen der Darstellung in der Verfahrensdokumentation überhaupt zulässig ist.

Folgende Probleme sind hier schon wieder vorprogrammiert:

Kommt der Anhang überhaupt beim Sachbearbeiter an? Nachfragen, Sicherheit usw.
Was passiert mit den Daten, wenn der Empfänger nicht da ist? Urlaub, Krankheit usw.
Kann die ZIP entpackt werden?
Wieder werden Daten auf dem lokalen PC des Sachbearbeiters gespeichert.
Im Anhang könnten Viren und Trojaner stecken.
Der Sachbearbeiter muss sehr viele technische Kenntnisse haben und ständig beherrschen.
Aufwändige manuelle Prozesse bis hin zum Import im Programm.

Sie glauben, das muss so sein. hmd Kunden haben dafür das hmd.importtool und kommunizieren mit Ihren Kunden komplett verschlüsselt und ohne E-Mail über das hmd.portal bzw. das hmd.netarchiv des Unternehmens. Ein unschätzbarer Vorteil, sowohl in punkto Sicherheit, Transparenz, Bedienung und Effizienz. Und vor allem wieder ein Punkt, bei dem die Kundenbindung eine Rolle spielt. E-Mail nutzen wir nur, um den Sachbearbeiter bzw. das Unternehmen zu informieren, selbstverständlich ohne wichtige Daten.

Mit dem hmd.importtool werden aus festgelegten und hinterlegten Verzeichnissen aus der lokalen EDV oder Cloud-Speichern die Daten direkt in die Anwendung importiert. Der Sachbearbeiter, der den Kunden öffnet, wird sofort informiert, dass Datenbestände zum Import bereitstehen und kann diese auf Knopfdruck importieren. Das System erkennt das Format der Datei oder der Belege und stellt diese sofort bereit. Sehr viel einfacher und effektiver kann es nicht sein. Kein Speichern von Dateien in Verzeichnissen, kein Auswählen der falschen Importdateien, usw. Alles wird auch GoBD sicher im integrierten Dokumentenmanagementsystem von hmd gespeichert und vor allem dokumentiert.

Mit dem hmd.importtool können

• bereitgestellte Importdateien automatisch in die Kundenbuchhaltung importiert werden.
• Lohnbuchungsjournale, die z. B. aus dem edlohn, DATEV-Lohn, SBS-Lohn, ADDISON-Lohn, usw. bereitgestellt werden, automatisch importiert werden.
• DATEV-EXTF Formate, DATEV-DTFV Formate, Altes Nesy-Format, DATEV Rewe oder FBASC.HIA-Dateien, die vom Kunden übertragen werden, automatisch in die Buchhaltung importiert werden.
• Belegbilder oder Dokumentenanhänge importiert werden, wenn diese bereitgestellt worden sind.
• FBASC.HIA-Stammdatendateien aus einem Warenwirtschaftssystem des Kunden eingelesen werden.

Vorteile mit dem hmd.importtool

• Ihr Zeitaufwand für den manuellen Import wird reduziert
• das Tool erhöht die Sicherheit, keine falschen Dateien zu importieren
• es fallen die Kopierarbeiten der Importdateien für den Benutzer weg
• für den Import können keine Dateien mehr vergessen werden
• erleichterte Bedienung für die Verwaltung von Importdateien
• zentrale Steuerung der Importverzeichnisse
• keine doppelten Importdaten mehr

Produktinfo hmd.importtool »