Zeitersparnis und Komfort mit dem hmd.infobrief

Unklare Belege geschickt abklären!

Ungeklärte Buchungsbelege, die erst noch mit dem Mandanten oder Unternehmen abgeklärt werden müssen, bevor der Beleg in der Buchhaltung komplett verbucht werden kann, kommen immer wieder vor. Fragen zu Buchhaltungsthemen wie „angeschaffte Wirtschaftsgüter“, „Private Ausgaben“, „fehlende Belege“ oder „Zuordnung der Kostenstelle“ können nur zwischen dem Kunden und dem Sachbearbeiter direkt geklärt werden.

Ist nun der Ansprechpartner beim Mandanten nicht erreichbar, beginnen die Mitarbeiter in den Buchhaltungsservices ihr eigenes Aufzeichnungssystem zu erstellen. Angefangen von gelben Zetteln am Bildschirm, bis hin zu eigenen Exceltabellen oder der Verwendung des Kontos „durchlaufende Posten“. Diese Art der Bearbeitung erfordert bei der später erhaltenen Information zur Buchung immer sehr viel manuelle Arbeit. Kommt die Information Wochen oder Monate später, muss der Buchungsvorfall komplett neu aufgerollt werden. Dies kostet unnötig viel Zeit und Ärger. Ist auch noch die Umsatzsteuer oder das Anlagevermögen mit im Spiel, müssen diese Punkte erst wieder abgestimmt werden.

Heute werden diese Fragelisten über Excel oder über bestimmte Konten wie "Durchlaufende Posten", usw. geklärt. Dies geht aber viel einfacher, eleganter und vor allem komplett in einem digitalen Prozess.

Können manuelle Arbeiten die Basis für eine hochwertige digitale Finanzbuchhaltung sein?

Natürlich nicht, also gibt es hierfür unsere Softwarelösung hmd.infobrief. Mal ganz abgesehen davon, wie viel Zeit verloren geht, wenn Ihre Mitarbeiter ständig versuchen, Ihre Kunden wegen unklarer Belege zu erreichen.

Der Unternehmensinfobrief schafft Abhilfe - und zwar auf verblüffend einfache Art und Weise. Wenn der Buchhalter eine Erfassung verbucht, zu der noch Rückfragen bestehen, setzt er einfach das Zeichen „#” an den Beginn des Erfassungstextes. Dieses Zeichen lesen wir aus und erstellen automatisch eine Auflistung aller betroffenen Auswertungen.
Im zweiten Schritt können Sie dann alle ungeklärten Erfassungen auswerten und dem Mandanten in Form von Brief, Fax, hmd.dts usw. digital zur Verfügung stellen.

In frei definierbaren Vorlagen, für Ihr Anschreiben und die zweite Seite mit den unklaren Erfassungen, bekommt der Mandant alle
Information zur Nachfrage des Beleges. Datum, Konto, Gegenkonto, Frage zum Beleg, usw. versetzen den Mandanten in die Lage, eine Antwort direkt auf den Brief zu verfassen und diesen zurückzuschicken.

Kommen die Informationen zum Buchhaltungsservice zurück, wird die Erfassung entsprechend korrigiert, die Markierung "#" aus dem Text entfernt und korrekt verbucht.

Mit der automatischen Rücklaufüberwachung werden Papieraufzeichungen überflüssig

Durch den Postein- und Postausgang und der darin enthaltenen Rücklaufüberwachung für Termine und Belege lassen sich alle Vorgänge und Erinnerungen direkt überwachen und verarbeiten.
Damit ist die Papieraufzeichnung mit gelben Zetteln oder Exceltabellen nicht mehr nötig und ein weiterer Schritt Ihres Buchhaltungsbüros in Richtung Digitalisierung ist eingeläutet.

Mit dem hmd.infobrief kann

• jede Erfassung mit der Raute „#“ als ungeklärt gekennzeichnet werden.
• die Briefvorlage für Anschreiben / ungeklärte Erfassung individuell angepasst werden.
• der Mandant digital informiert werden.
• die ungeklärte Buchung nach Erhalt der Information korrigiert werden.
• jede Buchung im Korrekturverlauf laut GoBD nachverfolgt werden.
• das Postbuch zur Kontrolle und Sicherheit des Informationseingangs herangezogen werden.
• ein bestimmter Zeitraum für die Auswertung angewählt werden.
• wirtschaftsjahresübergreifend auf die ungeklärten Erfassungen zugegriffen werden.

Vorteile mit dem hmd.infobrief

• Benutzung von gelben Zetteln oder Excel-Tabellen entfällt
• Informationen auch von Heimarbeitern und Außenstellen nutzbar
• Stoppfelder und individuelle Funktionen hervorzuheben
• keine Verbuchung unklarer Vorgänge auf Sonderkonten oder durchlaufende Posten
• Nachverfolgung der Belege durch das hmd.postbuch
• Erinnerung und Anzeige in der hmd.rücklaufüberwachung
• Die Informationen zum Buchungsatz zeitraumsbezogen verwalten
• Schriftarten, Farben und vorlagen Kanzleiindividuell zu gestalten
• Informationen und Kommentare verwalten
• Auswahl der Buchungssätze für den Mandanteninfobrief
• Suche der Dokumente über hmd.search, die Volltextsuche